Tính giá trung bình tháng

1. Chức năng

Các vật tư, hàng hóa tính theo giá trung bình tháng sẽ có một giá xuất chung trong tháng – theo mỗi vật tư trong tất cả các kho hoặc theo mỗi vật tư trong mỗi kho. 

Giá tính được sẽ cập nhật cho vật tư xuất kho, giá vốn hàng xuất bán và các phiếu nhập kho theo giá trung bình.

Chương trình hỗ trợ lập phiếu xuất chênh lệch giá – do sai số khi làm tròn và cho trường hợp tính một giá trung bình của một vật tư có ở nhiều kho.

Hiện phần mềm có 2 phương án tính giá trung bình tháng: 

• Phương án 1: Chức năng tính giá, áp giá trung bình và chức năng xử lý chênh lệch tồn kho cuối kỳ nằm trong cùng một menu.
• Phương án 2: Chức năng tính giá, áp giá trung bình và chức năng xử lý chênh lệch tồn kho cuối kỳ được tách riêng thành 2 menu.

Những người sử dụng đã quen với phương án 1 của phần mềm thì có thể vẫn sử dụng phương án này. Những người lần đầu sử dụng thì nên sử dụng phương án 2.

2. Tính giá, áp giá trung bình và xử lý chênh lệch tồn kho cuối kỳ trên cùng một menu

3. Tính giá, áp giá trung bình và xử lý chênh lệch tồn kho cuối kỳ ở 2 menu độc lập

4. Một số lưu ý khi thực hiện tính giá trung bình tháng

Điều kiện lọc
Tùy điều kiện lọc có thể tính giá riêng cho các vật tư thuộc một kho hoặc một số vật tư nào đó… hoặc tính giá cho toàn bộ các kho, các vật tư – nếu để trống điều kiện lọc.

Đơn vị cơ sở (ĐVCS)
Nếu một vật tư có ở 2 đvcs thì giá được tính riêng cho từng đvcs.

Các vật tư tính giá trung bình được xuất giá theo giá đích danh
Nếu một vật tư tính giá trung bình như xuất ra theo giá đích danh thì phải đánh dấu vào ô “[v] Xuất theo giá đ.danh cho VT tính giá TB” khi lập phiếu xuất.
Khi tính giá chương trình sẽ không áp giá cho phiếu xuất này và khi tính giá chương trình cũng trừ bớt đầu vào – số lượng và giá trị – chính bằng phiếu xuất này.

Các vật tư tính giá trung bình được nhập theo giá trung bình
Trường hợp khi nhập kho có thể sẽ không biết giá mà sẽ nhập theo giá trung bình trong kỳ. Lúc này phải đánh dấu là phiếu nhập theo giá trung bình và khi tính giá trung bình chương trình sẽ tự động cập nhật giá trung bình cho các phiếu nhập kho này.

Chi phí mua hàng, các điều chỉnh về giá trị
Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh tăng về giá trị thì chương trình sẽ cộng vào giá nhập để tính giá tồn kho.

Trường hợp một vật tư có ở nhiều kho
Khi một vật tư nằm ở nhiều kho thì có 2 khả năng xác định giá tồn kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá riêng.
Có thể lựa chọn một trong 2 khả năng này và khai báo cho chương trình biết trong “Tham số hệ thống” – 710 – Cách tính giá tb cho v.tư có ở nhiều kho (1 – Một giá chung, 2 – Giá riêng cho từng kho (và dự án)).
Ví dụ: Nhập 1 Vật tư X vào Kho A với giá là 10 và nhập 1 Vật tư X này vào Kho B với giá là 20. Khi này nếu tính mộ giá chung thì giá trung bình là 15, còn tính giá riêng cho từng kho thì giá của Vật tư X ở Kho A là 10, còn ở Kho B giá là 20.

• Trường hợp sử dụng giá trung bình chung cho vật tư ở nhiều kho thì các phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình tính toán giá.
  Ngoài ra, chương trình cũng trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng.
• Nếu sử dụng giá chung thì khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công ty sẽ không xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối tháng * Đơn giá trung bình”. Nhưng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch và giá trị chênh lệch này có thể lớn nhỏ tùy theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá tồn đầu kỳ ở các kho.
  Vì vậy ta khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho thì nếu chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị. Một phương án khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể thực hiện tự động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá trung bình.

Cập nhật giá
Khi cập nhập giá cho các phiếu xuất và phiếu nhập theo giá trung bình thì có 2 lựa chọn:

• “1 – Chỉ cập nhật vào thẻ kho”: sử dụng trong trường hợp bộ phận kho hàng chỉ tính và tham khảo giá xuất nhưng chưa hạch toán vào sổ cái. Việc hạch toán này được thực hiện sau đó.
• “2 – Cập nhật vào thẻ kho và sổ cái”: sử dụng khi cập nhật vào cả thẻ kho và cả sổ cái.

Chương trình ngầm định là 2.

Chênh lệch và xử lý chênh lệch
Sau khi chương trình áp giá, nếu lên báo cáo tồn kho thì có thể xảy ra chênh lệch giữa giá trị tồn cuối tính theo công thức:

Giá trị tồn cuối = Giá trị tồn đầu + Giá trị nhập – Giá trị xuất

và “Số lượng tồn cuối” * Đơn giá trung bình tháng.

Đối với trường hợp tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì có thể xảy ra các chênh lệch do trong phần mềm Fast Accounting thì trường đơn giá được lưu trữ chỉ có 3 chữ số sau dấu phẩy thập phân. Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn. Chênh lệch dễ nhận biết nhất đó là số lượng tồn thì hết ( = 0) nhưng giá trị tồn vẫn còn ( # 0).

Đối với trường hợp tính một giá trung bình chung cho một vật tư ở nhiều kho thì giá trị chênh lệch này ở từng kho có thể rất lớn. Tuy nhiên cộng chênh lệch của tất cả các kho lại (cho từng vật tư) thì sẽ bằng không.

Lưu ý:
Tạo phiếu xuất chênh lệch hàng kỳ chỉ nên thực hiện cho các mặt hàng có tồn bằng không và giá trị tồn khác không.
Còn tạo phiếu chênh lệch cho tất cả các trường hợp thì có thể chỉ nên thực hiện vào cuối các kỳ quyết toán (năm, 6 tháng hoặc quý, tùy theo từng doanh nghiệp).

 Xử lý khi hạch toán chênh lệch giá tồn kho: giá trị chênh lệch tồn kho của mỗi vật tư được hạch toán 1 cặp định khoản Nợ “Tk chênh lệch giá tb”/ Có “Tk vật tư” trong sổ cái, có 2 lựa chọn:

• Lựa chọn ở đây chỉ áp dụng khi chọn phương án tạo px chênh lệch; nếu chênh lệch được đưa vào px cuối thì không cần thực hiện khai báo ở đây.
• Khi tạo px chênh lệch thì mỗi vật tư ở mỗi kho nếu có phát sinh chênh lệch thì sẽ tạo ra 1 px riêng nhưng có cùng 1 số chứng từ. Nhưng khi lưu vào sổ cái thì chỉ lưu thành 1 chứng từ.
• 0 – Không nhóm khi lưu vào sổ cái: khi xử lý chênh lệch giá trị tồn kho cho nhiều vật tư trên cùng 1 phiếu sẽ không nhóm giá trị chênh lệch của các vật tư nếu giống về cặp định khoản Nợ “Tk chênh lệch giá tb”/ Có “Tk vật tư”.
• 1 – Nhóm khi lưu vào sổ cái: khi xử lý chênh lệch giá trị tồn kho cho nhiều vật tư trên cùng 1 phiếu sẽ nhóm giá trị chênh lệch của các vật tư nếu giống về cặp định khoản Nợ “Tk chênh lệch giá tb”/ Có “Tk vật tư”.

Tài khoản ngầm định hạch toán chênh lệch giá tồn kho

Khi tạo phiếu xuất chênh lệch thì chương trình sẽ hạch toán nợ có dựa vào tài khoản khai báo trong danh mục vật tư : Nợ “Tk chênh lệch giá tb”/ Có “Tk vật tư”
Trong trường hợp một vật tư nào đó có chênh lệch nhưng trong danh mục vật tư không có khai báo “Tk chênh lệch giá tb” thì chương trình sẽ lấy “Tài khoản ngầm định hạch toán chênh lệch giá tồn kho” để hạch toán.
Tài khoản này được khai báo tại tham số hệ thống – 700 – “Tk ngầm định hạch toán tiền chênh lệch giá tồn kho cuối kỳ”.