Sao chép khai báo quyển hóa đơn điện tử cho năm sau

1. Chức năng

Trước khi thực hiện chức năng này, người dùng cần sao chép ký hiệu hóa đơn chuyển sang năm sau trên Fast E-invoice tại <link>

2. Hướng dẫn thực hiện

• Menu thực hiện

Hệ thống\Danh mục quyển chứng từ\Sao chép khai báo quyển hóa đơn điện tử cho năm sau.

• Cách 1: Tạo từng quyển chứng từ sang năm sau dựa vào quyển chứng từ năm trước đã có

Bước 1: Nhập điều kiện lọc

Truy cập vào menu, chương trình hiển thị màn hình điều kiện lọc:

Sao chép từ năm… sang năm…: 

• • • Ngầm định: “Từ năm” là năm hiện tại.
    • “Sang năm” bằng “từ năm” cộng 1 và không cho sửa.

Bước 2: Tạo quyển chứng từ mới

Nhấn “Nhận”, màn hình danh sách các quyển hóa đơn điện tử cho năm sau hiển thị (nếu có):

Nhấp chuột vào nút “Mới” trên thanh công cụ, màn hình khai báo quyển hóa đơn điện tử mới xuất hiện:

Nhập quyển c.từ gốc: chọn mã quyển chứng từ cần sao chép sang năm sau.

Sau khi chọn quyển c.từ gốc, chương trình sẽ tự động tạo ra quyển c.từ mới và các thông tin tương ứng với quyển c.từ mới.

Giải thích một số trường thông tin:

• • • Quyển c.từ gốc: chọn mã quyển chứng từ cần sao chép sang năm sau.
    • Quyển c.từ mới: Chương trình sẽ tự động tạo ra nếu mã quyển chứng từ gốc có chứa thông tin năm phát hành thì chương trình sẽ tự động thay đổi 2 ký tự của năm thành 2 ký tự của năm + 1. Nếu không có thì chương trình tự động tăng số như khi thêm mới quyển tại danh mục quyển số.

Ví dụ: Quyển chứng từ gốc năm 2022 là 22BH78 thì quyển mới thêm là 23TT78. Còn trường hợp quyển chứng từ gốc là 78HDDT thì quyển mới thêm là 79HDDT.

• • • Quyển hđđt gốc: Là mã phân loại trên FAST E-INVOICE, tự động lấy dựa vào quyển chứng từ gốc và không cho sửa.
    • Quyển hđđt mới: Ngầm định theo quyển hđđt gốc. Nếu các thông tin của quyển hđđt gốc có chứa thông tin năm phát hành thì chương trình sẽ tự động thay đổi 2 ký tự của năm thành 2 ký tự của năm + 1. Trường hợp còn lại, chương trình sẽ để trống trường này và cho phép sửa.

Lưu ý: quyển hđđt mới này phải giống với mã phân loại trên FAST E-INVOICE.

• • • Ngày bắt đầu sử dụng … Ngày kết thúc sử dụng: ngầm định ngày đầu và cuối năm sau.
    • Các thông tin khác: tương tự như mã quyển chứng từ gốc. Nếu các thông tin của quyển chứng từ gốc có chứa thông tin năm phát hành thì chương trình sẽ tự động thay đổi 2 ký tự của năm thành 2 ký tự của năm + 1.
    • Trạng thái
      • 0 – Chưa xử lý: Các mã quyển hóa đơn điện tử mới chỉ được tạo ở menu này. Chưa được sử dụng ở các menu khác.
      • 1 – xử lý: Đã chuyển qua menu “Danh mục quyển chứng từ” và có thể sử dụng.

Bước 3: Xử lý

Nhấn vào nút “Xử lý” trên thanh công cụ:

Chương trình hiển thị thông báo:

Nhấn “Có”, chương trình sẽ thực hiện chuyển các thông tin được khai báo ở menu này vào menu “Danh mục quyển chứng từ”. Thực hiện xong, chương trình hiển thị thông báo:

Sau khi thực hiện bước xử lý, trạng thái của các quyển chứng từ sẽ là “1 – Xử lý”.

Các thông tin của quyển chứng từ đã được chuyển qua menu “Danh mục quyển chứng từ” và có thể sử dụng.

• Cách 2: Khai báo tự động copy tất cả các quyển c.từ từ năm trước sang năm sau

Ngoài trường hợp khai báo theo hướng dẫn trên, trường hợp có nhiều mã phân loại cần tạo nhanh thì người dùng có thể sử dụng chức năng này để tạo hàng loạt. 

Nhấn nút “Khai báo tự động” trên thanh công cụ, chương trình sẽ tự động tạo hàng loại các mã quyển chứng từ mới và có trạng thái xử lý là “ 0 – Chưa xử lý”.

Lưu ý: Sau khi tạo hàng loạt, cần kiểm tra các thông tin do chương trình tự động tạo ra như quyển chứng từ mới, quyển hđđt mới …. Nếu có một số trường bị trắng hoặc cần thay đổi thì phải bấm “Sửa” để khai báo bổ sung.

Sau đó phải thực hiện “bước 3 –  Xử lý” như hướng dẫn trên thì mới có thể sử dụng được các quyển chứng từ này.