Phân bổ tiền thanh toán cho các hóa đơn

1. Chức năng

Ngoài các chứng từ thu tiền được phân bổ cho các hóa đơn thì còn phân bổ các phát sinh khác làm giảm trừ công nợ như: Các khoản ứng trước tiền hàng, nhập hàng bán bị trả lại (xuất trả lại nhà cung cấp), hóa đơn giảm giá, chứng từ phải thu khác làm giảm trừ công nợ, chứng từ bù trừ công nợ.

Ngoài việc theo dõi công nợ chi tiết theo các hóa đơn mua bán thì chương trình còn cho phép theo dõi chi tiết công nợ của từng khoản tạm ứng, từng khoản phải thu, phải trả khác. Việc phân bổ các khoản thanh toán cho các khoản phải thu, phải trả này cũng tương tự như việc phân bổ các khoản thanh toán cho các hóa đơn mua, bán.

2. Hướng dẫn thực hiện

1. Chỉ rõ trực tiếp cho các hóa đơn ngay khi thực hiện các giao dịch thu
2. Thực hiện tại màn hình giao dịch
3. Thực hiện tại menu riêng: “Phân bổ tiền thu cho các hóa đơn”.

Cách 1: Chỉ rõ trực tiếp cho các hóa đơn ngay khi thực hiện các giao dịch thu: Chọn mã giao dịch “1 –  Thu tiền chi tiết theo hóa đơn”.

Cách này xem tại “Thu tiền chỉ rõ luôn cho hóa đơn”

Cách 2: Tại các màn hình giao dịch, sau khi đã lập và lưu các chứng từ thanh toán, lọc ra và bấm vào nút “Chọn hđ” (chọn hóa đơn) để thực hiện phân bổ.

Cách 3: Thực hiện tại menu riêng: 

Phân hệ bán hàng\Thu tiền\Phân bổ tiền thu cho các hóa đơn.

Màn hình phía trên hiện các thông tin của phiếu thu của các chứng từ giảm trừ công nợ hóa đơn và các hóa đơn cần thanh toán của mã khách tương ứng.

Màn hình phía dưới, chương trình liệt kê chi tiết các Hóa đơn tương ứng với mã khách của Phiếu thu

Khi chọn chức năng “Chọn hđ” theo cách 2 thì chương trình sẽ tự động chuyển đến menu phân bổ theo cách 3.

Lưu ý: 

• Hóa đơn đã tất toán sẽ không hiện lên trên màn hình phân bổ nữa.
• Hóa đơn chưa tất toán sẽ hiện lên trên màn hình phân bổ, không phụ thuộc vào ngày hóa đơn trước hay sau ngày trên phiếu thu.
• Nếu muốn phân bổ lại cho hóa đơn thì cần thực hiện chức năng xóa phân bổ trước đó.

Tiếp theo dưới đây hướng dẫn cách lọc chứng từ để phân bổ

Chọn menu:

Phân hệ bán hàng\Thu tiền\Phân bổ tiền thu cho các hóa đơn.

Nhập điều kiện lọc:

Sau khi lọc chương trình sẽ đưa ra danh sách các hóa đơn cần phân bổ theo điều kiện lọc, người dùng có thể chọn hóa đơn để phân bổ.

Chọn phương thức phân bổ:

• Phân bổ theo ngày hóa đơn

Chương trình sẽ hiện danh sách hóa đơn dựa theo cột “Ngày hóa đơn”, các hóa đơn có ngày hóa đơn cũ hơn sẽ được hiện phía trên.

• Phân bổ theo hạn thanh toán

Chương trình sẽ hiện danh sách hóa đơn dựa theo cột “Ngày đến hạn”, các hóa đơn có ngày đến hạn cũ hơn sẽ được hiện phía trên.

Chọn hình thức phân bổ

• Phân bổ theo ngày hóa đơn

Chương trình sẽ hiện danh sách hóa đơn dựa theo cột “Ngày hóa đơn”, các hóa đơn có ngày hóa đơn cũ hơn sẽ được hiện phía trên.

• Phân bổ theo hạn thanh toán

Chương trình sẽ hiện danh sách hóa đơn dựa theo cột “Ngày đến hạn”, các hóa đơn có ngày đến hạn cũ hơn sẽ được hiện phía trên.

• Phân bổ tự động

Chương trình phân bổ tiền phát sinh một cách tự động, phân bổ cho từng hóa đơn theo thứ tự từ trên xuống. Không chỉnh sửa được số tiền thanh toán cho các hóa đơn.

• Phân bổ trực tiếp

Chương trình phân bổ tiền phát sinh trực tiếp cho hóa đơn đang chọn. Có thể chỉnh sửa lại số tiền thanh toán cho hóa đơn.

• Quay ra

Chương trình kết thúc màn hình phân bổ.

Tiền phân bổ cho từng hóa đơn thể hiện ở cột “Tiền tt đợt này”.

Tiền chưa phân bổ = Tiền phát sinh – Tiền đã phân bổ

Trường hợp người dùng muốn phân bổ trực tiếp cho hóa đơn nào thì chọn dòng hóa đơn đó và bấm “Phân bổ trực tiếp”. Chương trình hiện ra bảng để người dùng nhập số tiền thanh toán cho hóa đơn.

Xóa phân bổ hiện thời/Xóa các phân bổ

Trường hợp khách hàng phát hiện bị phân bổ nhầm hóa đơn hay muốn chỉnh sửa lại số tiền phân bổ thì có thể chọn xóa phân bổ cho hóa đơn rồi phân bổ lại.

Xóa phân bổ hiện thời: Chương trình xử lý xóa phân bổ cho dòng hóa đơn đang chọn.

Xóa phân bổ: Chương trình xử lý xóa tất cả các phân bổ. 

Kết thúc phân bổ, chọn Quay ra.