Nhập hàng bán bị trả lại

1.1. Quy trình và thủ tục chứng từ

1. Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp

a. Khách hàng trả lại hàng và xuất hóa đơn cho người bán với đơn giá như trên hóa đơn khi mua, ghi rõ lý do trả lại hàng, ví dụ do hàng kém phẩm chất, sai quy cách, xuất thừa so với hợp đồng…

• • Làm phiếu nhập hàng bán bị trả lại, ghi tăng kho, ghi giảm giá vốn, doanh thu, công nợ, thuế… Đồng thời hóa đơn xuất trả lại của người mua sẽ được ghi giảm/âm vào bảng kê thuế gtgt đầu ra về doanh thu cũng như số thuế phải nộp. Các thông tin về hóa đơn của người mua ghi vào các cột thông tin hóa đơn, còn ở cột ghi chú thì ghi thông tin về hóa đơn xuất trước đó cùng lý do – ví dụ – trả lại cho hđ số abc, ngày xyz do hàng kém chất lượng.

b. Khách hàng trả lại toàn bộ hàng (chứ không chỉ 1 phần) và trả lại cả hóa đơn đã nhận trước đó mà không xuất hóa đơn của mình cho người bán. Khi này thì phải hủy hóa đơn trước đó.

• • Trường hợp 1: Xóa bỏ phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng trước đó trong phần mềm/sổ sách liên quan đến kho, bán hàng, sổ kế toán, sổ thuế và chuyển thông tin liên quan đến hủy hóa đơn sang phần kê khai thuế và phần mềm quản lý hóa đơn (hddt). Khi này không phải làm phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Trường hợp này chỉ thực hiện được khi được trong cùng kỳ, khi chưa làm tờ khai thuế.
  • Trường hợp 2: Thực hiện hủy hóa đơn trước đó và chuyển thông tin về hủy hóa đơn sang phần kê khai thuế và phần mềm quản lý hóa đơn (hddt) nhưng không xóa số liệu trong phần mềm/sổ sách. Sau đó làm phiếu nhập hàng bán bị trả như các phiếu nhập hàng bán bị trả lại khác với lưu ý là ở phần hóa đơn của người mua xuất trả thì ghi thông tin hđ xuất ra trước đó hoặc thông tin về biên bản thu hồi hóa đơn.

2. Trường hợp khách hàng là cá nhân, tổ chức không xuất được hóa đơn cho hàng bán đem trả lại.

Khi này làm phiếu nhập hàng bán bị trả lại bình thường (trả lại toàn bộ hoặc chỉ trả lại 1 phần). Thông tin ghi ở phần hóa đơn của người mua xuất trả thì ghi thông tin của biên bản thu hồi hóa đơn hoặc thông tin của hđ xuất ra trước đó (nếu không có biên bản thu hồi hóa đơn).

• • Nếu khách hàng chỉ trả lại 1 phần nhưng làm phiếu nhập lại toàn bộ thì làm hóa đơn xuất bán bình thường cho phần không bị trả lại.
  • Nếu khách hàng chỉ trả lại 1 phần và làm phiếu nhập đúng phần trả lại thì làm hóa đơn bán hàng cho phần còn lại (không trả lại) nhưng thực hiện ở trên phần mềm quản lý hóa đơn (hddt), không nhập vào phần mềm kế toán.

3. Trường hợp mới xuất giao hàng cho khách hàng nhưng chưa xuất hóa đơn. Khi này lập phiếu nhập kho cho số hàng trả lại.

1.2. Hạch toán

• Hạch toán hàng xuất kho:

Nợ 632: giá vốn

Có 155, 156…

• Hạch toán doanh thu:

Nợ 131, 111

Có 511: Doanh thu

Có 3331: Thuế gtgt

2. Khi nhập hàng bán bị trả lại thì hạch toán ngược lại

• Hạch toán hàng nhập kho:

Nợ 155, 156…

Có 632

• Hạch toán giảm doanh thu:

Nợ 511 (theo TT133)

Nợ 3331

Nợ 5212 (theo TT 200)

Có 131, 111.

4.1. Hạch toán kế toán

• Nợ TK 155, 156… (TK Vật tư)

Có TK 641, 642 (TK Chi phí bán hàng)

• Không hạch toán doanh thu và thuế.

2. Hàng khuyến mại không tính thuế

• Nợ TK 155, 156…(TK Vật tư)

Có TK 632 (TK Giá vốn)

• Không hạch toán doanh thu và thuế.

3. Hàng cho biếu tặng có tính thuế

• • Nợ TK 155, 156… (TK Vật tư)

Có TK 641, 642 (TK Chi phí bán hàng)

• Nợ TK 3331 (Tk thuế GTGT)

Có TK 641, 642 (TK CP bán hàng)

4. Hàng khuyến mại có tính thuế

• Nợ TK 155, 156… (TK Vật tư)

Có TK 632 (TK Giá vốn)

• Nợ TK 3331 (Tk thuế GTGT)

Có 632 (TK Giá vốn)

4.2. Thực hiện trên phần mềm

Ở cột “Km” ta nhập thông tin để biết hàng đó là xuất bán bình thường hay là biếu tặng, khuyến mại. Có các giá trị sau:

0. Hàng bán

1. Hàng cho biếu tặng không tính thuế

2. Hàng khuyến mại không tính thuế

3. Hàng cho biếu tặng có tính thuế

4. Hàng khuyến mại có tính thuế

Tùy theo giá trị nhập ở cột km chương trình sẽ thực hiện hạch toán và chuyển số liệu vào các sổ sách như phần hướng dẫn hạch toán.

5.1. Hạch toán kế toán

• Nợ TK 155, 156… (TK Vật tư)

Có TK 632 Giá vốn hàng bán

2. Hạch toán ghi giảm doanh thu

• Nợ TK 5212 Hàng bán bị trả lại (số tiền chưa thuế)
• Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TT133)
• Nợ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Có TK 111, 112, 131…

3. Hạch toán số tiền chiết khấu: Có tk chiết khấu/Nợ tk công nợ.

• Nợ Tk 131 TK công nợ

Có TK 1331

Có TK 5211.

4.Hạch toán thuế gtgt – tính trên giá sau ck = dt – ck: Nợ tk Thuế/Có tk doanh thu.

• Nợ TK 3331 Thuế GTGT

Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

5.2. Thực hiện trên phần mềm

Khi này chương trình cho phép nhập giá trị tỷ lệ chiết khấu vào cột “Tỷ lệ ck (%)”. Chương trình sẽ tính ra giá trị chiết khấu.

Khi lưu thì chương trình sẽ chuyển số liệu vào các sổ tương ứng theo hạch toán ghi ở trên.