Lập và phát hành hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót theo TT 68)

1. Giới thiệu chung

Trường hợp có sai sót về mã số thuế, tiền (tăng/giảm) thì lập hoá đơn điện tử mới thay thế hoá cho hóa đơn cũ.

• • Hóa đơn mới thay thế chỉ cập nhật thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử. Còn ở phần mềm kế toán sẽ không cập nhật vào sổ kế toán, sổ kho, sổ thuế; số liệu của hóa đơn cũ vẫn được giữ nguyên; người sử dụng phải hạch toán điều chỉnh tăng giảm.
  • Dưới đây là các bước hướng dẫn khi có sai sót cần thay thế (điều chỉnh).

2. Lập hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót)

Bán hàng\Hóa đơn điện tử\Hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót).

Tại khung “Thông tin chung” và “Chứng từ”: Nhập các thông tin mã khách, người mua hàng, lý do thay thế, ngày hóa đơn… cần thay thế cho hóa đơn gốc bị sai.

Tại khung “Hóa đơn gốc”: Chọn nút “Chọn hđ” để chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh.

Chương trình hiện lên bảng để chọn loại chứng từ cần điều chỉnh.

Nhấn “Nhận” chương trình hiện lên bảng để chọn hóa đơn gốc cần điều chỉnh.

Di chuyển chuột tới dòng hóa đơn cần điều chỉnh và nhấn “Nhận”. Chương trình sẽ lấy toàn bộ các thông tin của hóa đơn gốc: Quyển chứng từ, ngày hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá….

Lưu ý: Một hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót) chỉ thay thế được cho một hóa đơn gốc.

• Trường hợp người dùng thay đổi mã số thuế của khách hàng cho hóa đơn gốc đã phát hành thì vào danh mục khách hàng thay đổi mã số thuế, sau đó tại menu hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót) chọn mã khách hàng, chọn hóa đơn gốc cần thay thế, không cần thay đổi giá trị về tiền. Sau khi phát hành thay thế thì không cần lập thêm chứng từ hạch toán để điều chỉnh tăng/giảm thuế và doanh thu để lên sổ sách.
• Trường hợp người dùng thay đổi doanh thu của hóa đơn gốc thì sửa lại tiền ở các trường: “Đơn giá”, “thành tiền”, “tiền chiết khấu”, “mã thuế suất”. Khi đó doanh thu của hóa đơn gốc sẽ bị thay đổi (tăng/giảm).

• Trường hợp chỉ thay đổi thuế thì người dùng sửa lại giá trị tại trường “mã thuế suất”.

3. Phát hành hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót)

Sau khi lập và lưu hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót), người dùng có thể phát hành hóa đơn điện tử ngay tại màn hình lập hóa đơn.

Trước khi thực hiện “Phát hành” hddt, để tránh sai sót nên dùng chức năng “Xem trước mẫu in”.

Chương trình hiện cảnh báo.

Nhấn “Nhận”. Lưu file PDF và mở lên để kiểm tra các thông tin xuất hóa đơn (Địa chỉ, mã số thuế, số lượng, đơn giá tiền, tiền thuế…). Nếu đã đúng thì chuyển sang bước “Thay thế”.

Vào tab “3. Hđ điện tử” chọn nút “Thay thế”.

Chương trình yêu cầu nhập mật khẩu đăng nhập chương trình FAST. Nhấn “Nhận”.

Lưu ý: Nếu hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót) có ngày hạch toán khác ngày hiện tại của hệ thống thì khi cập nhật thay thế chương trình sẽ cảnh báo. Nếu tiếp tục phát hành thì chương trình sẽ gán ngày hạch toán của hóa đơn thay thế bằng ngày ký.

Nhấn “Có”, chương trình hiện cảnh báo.

Nhấn “Có” chương trình sẽ thực hiện thay thế hddt. Sau khi phát hành thay thế hóa đơn thành công, thông tin hóa đơn điện tử phát hành trên Fast e-Invoice được cập nhật cho hóa đơn lập trên Fast Accounting:

• Tình trạng hóa đơn bị thay thế (điều chỉnh) chuyển thành “4 – Bị thay thế”, trạng thái là “Đã ghi sổ cái”. Trên mẫu in hóa đơn điện tử có thêm thông tin “Đã hủy” hóa đơn.

• Tình trạng hóa đơn thay thế (điều chỉnh) chuyển thành “2 – Đã phát hành”. Hóa đơn phát hành để thay thế sẽ có thể hiện diễn giải tự động ở cuối hóa đơn như hình.

Phát hành thay thế hóa đơn điện tử tại menu riêng

Thực hiện tại menu:

Bán hàng\Hóa đơn điện tử\Phát hành hóa đơn điện tử.

Nhập các thông tin điều kiện lọc:

• Xử lý: Chọn “3 – Thay thế”.
• Hđ từ ngày … đến ngày …: Nhập khoảng thời gian cần lọc.
• Quyển hđ: Chọn quyển hóa đơn khi lập hóa đơn.
• Hđ từ số … đến số …
• Mã khách.
• Lọc theo NSD.
• Trạng thái: chọn “0 – Chưa phát hành”.

Chọn “Nhận”.

Trước khi thực hiện “Phát hành” hddt, để tránh sai sót nên dùng chức năng “Xem trước mẫu in”.

Chương trình hiện cảnh báo.

Nhấn “Nhận”. Lưu file PDF và mở lên để kiểm tra các thông tin xuất hóa đơn (Địa chỉ, mã số thuế, số lượng, đơn giá tiền, tiền thuế…). Nếu đã đúng thì chuyển sang bước “Phát hành”.

Đánh dấu [v] ở cột “Chọn” và chọn “Thay thế”. Mỗi lần chỉ thực hiện thay thế được một hóa đơn.

Lưu ý: Cột “Xóa c.từ” sẽ mặc định bị mờ, không cho chọn, do chương trình mặc định không xoá dữ liệu hoá đơn gốc.

Chương trình yêu cầu nhập mật khẩu đăng nhập chương trình FAST. Nhấn “Nhận”.

Lưu ý: Nếu hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót) có ngày hạch toán khác ngày hiện tại của hệ thống thì khi cập nhật thay thế chương trình sẽ cảnh báo. Nếu tiếp tục phát hành thì chương trình sẽ gán ngày hạch toán của hóa đơn thay thế bằng ngày ký.

Nhấn “Có”, chương trình hiện cảnh báo.

Nhấn “Có” chương trình sẽ thực hiện thay thế hddt. Sau khi phát hành thay thế hóa đơn thành công, thông tin hóa đơn điện tử phát hành trên Fast e-Invoice được cập nhật cho hóa đơn lập trên Fast Accounting (như phần phát hành hóa đơn trực tiếp tại màn hình lập hóa đơn).

4. Lập chứng từ điều chỉnh sau khi phát hành hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót)

• Chương trình không xoá dữ liệu hoá đơn gốc tại phần mềm kế toán, chỉ hủy hóa đơn trên phần mềm hddt Fast e-Invoice.
• Dữ liệu tại hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót) sẽ không lên số liệu ở bất cứ sổ sách nào hết, mà chỉ nhập liệu để phát hành hoá đơn thay thế.

Vì thế, người sử dụng phải thực hiện điều chỉnh tăng giảm theo hướng dẫn ở bên dưới.

Lưu ý:

• • Nên đặt mã quyển chứng từ này giống với mã quyển hddt thay thế, và có thêm ký hiệu “DC (điều chỉnh)” ở trước để người dùng dễ nhận biết và quản lý. Ví dụ mã quyển hddt là 1C19TBB, thì đặt mã quyển chứng từ thường là DC1C19TBB.
  • Trường “Quyển hóa đơn” là “3 – Hđ thường” chỉ để quản lý trên phần mềm kế toán chứ không dùng để phát hành hddt.
  • Các trường “Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn” đặt giống với các trường của quyển hddt để dễ dàng quản lý và kiểm tra.

Trường hợp 1: Trường hợp tăng giảm doanh thu
Lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm doanh thu (giá), thực hiện tại các menu:

1. Lập hóa đơn điều chỉnh tăng thuế và doanh thu
2. Lập hóa đơn điều chỉnh tăng thuế và doanh thu dịch vụ
3. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm thuế và doanh thu
4. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm thuế và doanh thu dịch vụ.

Ví dụ:

Hóa đơn gốc có số hóa đơn là 40, thành tiền là 1.200.000đ, mã thuế suất 10%, tiền thuế là 120.000đ. Hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót) có số hóa đơn là 43 (thay thế cho hóa đơn 40), thành tiền là 1.500.000, mã thuế suất là 10%, tiền thuế là 150.000đ.

• Lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm thuế và doanh thu có số hóa đơn 43.
• Nhập thành tiền là 300.000 (chênh lệch thành tiền giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế).
• Nhập mã thuế suất là 10%, tiền thuế là 30.000đ.

Chương trình lên đầy đủ số liệu đã thay đổi cho hóa đơn gốc vào sổ cái, sổ kho và thuế.

Trường hợp 2: Trường hợp chỉ thay đổi tiền thuế (thuế suất)
Thực hiện tại các menu:

1. Lập hóa đơn điều chỉnh tăng thuế và doanh thu dịch vụ
2. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm thuế và doanh thu dịch vụ.

Ví dụ: Hóa đơn gốc có số hóa đơn là 45, thành tiền là 1.200.000đ, mã thuế suất 10%, tiền thuế là 120.000đ. Hóa đơn thay thế (điều chỉnh sai sót) có số hóa đơn là 47 (thay thế cho hóa đơn 45), mã thuế suất là 5%, tiền thuế là 60.000đ; Khi này chỉ thay đổi tiền hạch toán công nợ và thuế, không thay đổi liên quan đến hạch toán doanh thu và công nợ.

• Lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm thuế và doanh thu dịch vụ có số hóa đơn 47.
• Tài khoản nợ là tài khoản doanh thu, không nhập số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Nhập mã thuế suất là 5% (mã thuế suất cần thay đổi), tiền thuế là 60.000đ (tiền thuế giảm 120.000đ – 60.000đ = 60.000đ) và tài khoản thuế.

Lưu ý: