Lập c.từ mua d.vụ và h.hóa khác – hướng dẫn chung

2.1. Menu thực hiện

Phân hệ mua hàng\Mua dịch vụ và hàng hóa khác\Mua dịch vụ và hàng hóa khác

Phân hệ TM, TG, TV \ Mua dịch vụ và hàng hóa khác\Mua dịch vụ và hàng hóa khác

Lưu ý:

• • • Dịch vụ ở đây có thể là: tiền điện, nước, thuê nhà, quảng cáo… Hàng hóa khác có thể là CCDC, TSCĐ…
    • Menu “Mua dịch vụ và hàng hóa khác” chỉ nên sử dụng khi mua dịch vụ, hàng hóa khác (CCDC, TSCĐ…) chưa thanh toán ngay (hạch toán phải trả qua tài khoản 331).
    • Đối với các trường hợp mua thanh toán ngay bằng tiền mặt thì thực hiện tại các menu phiếu chi (tiền mặt, tiền gửi).
    • Đối với các trường hợp nhân viên nội bộ tạm ứng và thanh toán tạm ứng mua dịch vụ, hàng hóa khác thì thực hiện tại menu “Thanh toán tạm ứng”. 
    • Nếu mua CCDC nhập kho rồi mới xuất ra sử dụng sau thì làm phiếu nhập mua như nhập mua hàng hóa vật tư.
    • Thông tin chi tiết về từng CCDC, TSCĐ cụ thể được quản lý tại phân hệ “Kế toán TSCĐ” và “Kế toán CCDC”.

Màn hình nhập thông tin

Hướng dẫn sử dụng các chức năng này xem tại link:

Hướng dẫn sử dụng chung khi lập chứng từ

2.2. Nhập hóa đơn thuế đầu vào

Trường hợp có nhiều hóa đơn thuế đầu vào: đánh dấu tích vào “[x] Nhiều dòng hóa đơn” và khi đó chỉ nhập/sửa thông tin hóa đơn, tiền thuế ở tab “Hđ thuế”.

Các thông tin nhập ở phần này được chuyển vào sổ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và sổ theo dõi chi tiết công nợ theo hóa đơn.

Xem thêm hướng dẫn tại Hướng dẫn cách nhập hóa đơn thuế gtgt đầu vào.

2.3. Lập phiếu nhập mua dịch vụ từ “Danh sách hóa đơn đầu vào”

Chương trình cho phép chọn một hoặc nhiều hóa đơn cùng một nhà cung cấp để lập phiếu.

Xem thêm hướng dẫn chi tiết nhập từ danh sách hóa đơn đầu vào tại <link>.

Ngoài ra, tại chứng từ này, chương trình có thêm các chức năng: Gộp dữ liệu hạch toán, nhóm hóa đơn, gộp thuế vào tiền hàng.

• Gộp dữ liệu hạch toán:

• • 0 – Không: khi lập chứng từ lấy dữ liệu từ danh sách hóa đơn đầu vào, chương trình sẽ hiển thị tất cả các dòng chi tiết của từng hóa đơn. Thông tin hóa đơn thuế sẽ hiển thị ở cả tab “Chi tiết” và tab “Hđ thuế”, chương trình cho phép sửa ở tab “Chi tiết”.
  • 1 – Gộp chi tiết thành 1 dòng phát sinh: gộp tất cả các dòng chi tiết thành một dòng với số tiền tổng (tiền trước thuế). Tên hàng hóa dịch vụ lấy tên dòng dịch vụ có giá trị lớn nhất. Thông tin hóa đơn thuế sẽ nằm ở tab “Hđ thuế” và cho sửa.
  • 2 – Gộp chi tiết theo số hđ, mã ts: Gộp các dòng chi tiết theo số hóa đơn, mã thuế suất. Thông tin hóa đơn thuế sẽ hiển thị ở cả tab “Chi tiết” và tab “Hđ thuế”, chương trình cho phép sửa ở tab “Chi tiết”.
  • 3 – Không gộp chi tiết, gộp thông tin hđ thuế theo số hđ, mã ts: Hiển thị tất cả các dòng chi tiết của hóa đơn. Thông tin hóa đơn thuế sẽ nằm ở tab “Hđ thuế” và gộp các dòng thuế theo số hóa đơn, mã thuế suất.

Lưu ý: việc khai báo các trường đơn vị tính, số lượng, đơn giá được khai báo ở menu Khai báo màn hình giao dịch.

Ví dụ: lấy dữ liệu từ 2 hóa đơn:

và 

Chức năng “Gộp dữ liệu hạch toán” chọn 0: 

Chức năng “Gộp dữ liệu hạch toán” chọn 1: 

Màn hình hóa đơn thuế: 

Chức năng “Gộp dữ liệu hạch toán” chọn 2: 

Chức năng “Gộp dữ liệu hạch toán” chọn 3: 

Màn hình hóa đơn thuế:

• Nhóm hđ (hóa đơn): Chọn các giá trị 1, 2, 3, … tương ứng với các giá trị trong menu “Danh mục nhóm hóa đơn mua vào”.
• Gộp thuế vào tiền hàng: 

Để sử dụng chức năng gộp thuế vào tiền hàng thì phải khai báo tham số hệ thống “STT – 530 – Có hạch toán gộp thuế vào tiền hàng (0 – Không, 1 – Có)”.

Chức năng gộp tiền thuế vào tiền hàng:

• • 0 – Không: hạch toán giá trị hàng và tiền thuế riêng, các thông tin thuế suất dựa vào hóa đơn.
  • 1 – Có:  Chương trình sẽ cộng tiền thuế vào tiền hàng, cột thuế suất = 0%, tiền thuế = 0.

Lưu ý: Chương trình chỉ cho gộp tiền hàng khi nhóm hóa đơn là 2, 4, 5, 6.

Ví dụ: Hóa đơn đầu vào có thuế suất 8% và 10%.

“Gộp thuế vào tiền hàng” chọn 0: 

“Gộp thuế vào tiền hàng” chọn 1:

Sau khi nhập các thông tin trên, nhấn “Nhận” chương trình sẽ hiển thị danh sách hóa đơn đầu vào theo điều kiện lọc:

Nhấp chọn hóa đơn sau đó nhấn “Nhận”, chương trình hiển thị màn hình hóa đơn:

Giải thích một số trường thông tin:

Mã ncc: Chọn mã nhà cung cấp trong danh mục mã nhà cung cấp, bắt buộc nhập

Tên ncc hddt: chương trình tự động lấy ra từ hóa đơn đầu vào, trường hợp từ nhiều nhà cung cấp thì để trắng, không cho sửa.

Tk nợ: dùng để nhập nhanh trường tk nợ khi tạo chứng từ từ hóa đơn đầu vào, nhập tk nợ ở đây chương trình sẽ tự động mang ra cột tk nợ ở chi tiết cho tất cả các dòng, có thể để trống.

Tiếp theo nhấn “Nhận” chương trình sẽ đưa các thông tin này cập nhật vào chứng từ mới.

• Lập phiếu nhập mua dịch vụ từ danh sách hóa đơn đầu vào có khoản phí thu hộ nhà chức trách.

Có phát sinh hóa đơn đầu vào có thêm khoản phí thu hộ nhà chức trách, để hiển thị cột “Cp thu hộ” và cột “Tiền phí” thì khai báo tham số hệ thống “STT 658 – Phát sinh khoản phí thu hộ nhà chức trách” là 1 – có.

Khi lấy từ danh sách hóa đơn đầu vào có các khoản thu hộ thì chương trình sẽ ngầm định đánh dấu tích cho các dòng đó.

Cột “Tiền phí” sẽ lấy số tiền từ tab chi tiết dòng có check “Cp thu hộ”, và cho sửa. Trường hợp có nhiều dòng hóa đơn thì tiền thu hộ sẽ hiện ở dòng có giá trị lớn nhất.

Khi lên sổ thanh toán, tổng tiền thanh toán = tổng tiền thanh toán ở tab hóa đơn thuế + tiền phí.

2.4. Lập phiếu nhập mua dịch vụ từ tệp XML của nhà cung cấp

Chương trình sẽ hỗ trợ lấy các thông tin từ xml như số hóa đơn, ngày hóa đơn, nhà cung cấp, … và các thông tin chi tiết mặt hàng như: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, mã thuế, tiền thuế…

Xem thêm hướng dẫn chi tiết nhập từ xml tại <link>.