Lập BCTC theo TT200 và xuất dữ liệu sang HTKK

2.1. Điều kiện lọc khi lập báo cáo

Tính ps (phát sinh) lũy kế

Có 2 lựa chọn:

• Khi chọn 0 thì chương trình hiển thị các cột số liệu như Nợ đầu kỳ, Có đầu kỳ, Ps nợ, Ps có, Nợ cuối kỳ, Có cuối kỳ.

• Khi chọn 1 thì chương trình bổ sung thêm các cột số liệu sau: Số dư đầu năm, Số ps lũy kế đến đầu kỳ, Số ps lũy kế đến cuối kỳ.

[ ] Đối chiếu với bảng cân đối kế toán

• [ ] Không chọn: Phần mềm sẽ tính cân đối phát sinh cho từng tài khoản chi tiết, sau đó số dư của các tài khoản tổng hợp cấp trên được cộng từ các tài khoản cấp dưới.
• [v] Chọn: Phần mềm sẽ tính cân đối phát sinh cho các tài khoản khai báo khi lên bảng cân đối kế toán. Giúp cho việc đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối phát sinh các tài khoản và bảng cân đối kế toán được dễ dàng. Vì vậy, khi đánh dấu chọn, cần phải chọn bảng cân đối kế toán mong muốn đối chiếu.

2.2. Xem kết quả báo cáo

2.3. Tiện ích xem số liệu chi tiết tại màn hình kết quả báo cáo

• Xem nhấn “Xem tổng phát sinh theo tk đối ứng”

Chương trình sẽ hiện lên các tài khoản đối ứng với tài khoản đã chọn và số tiền phát sinh tương ứng.

Và nhấn xem chi tiết để xem các chứng từ phát sinh của tài khoản đã chọn tương ứng với số tiền phát sinh.

• Xem “Chi tiết” các chứng từ phát sinh của tài khoản đã chọn và số tiền phát sinh tương ứng.

Chương trình sẽ hiển thị màn hình chi tiết để xem các chứng từ phát sinh của tài khoản đã chọn tương ứng với số tiền phát sinh.

2.4. Kiểm tra khi báo cáo có sai lệch số liệu

Những sai sót này có thể do lỗi số liệu khi thay đổi hệ thống tài khoản, thay đổi mã (thường là do nhập (import) số liệu từ excel) hoặc do lỗi cơ sở dữ liệu…

Có thể thực hiện kiểm tra số liệu tại chức năng: Tổng hợp/Kiểm tra khi báo cáo sai lệch.

Chương trình thực hiện kiểm tra các lỗi có thể xảy ra như sau:

1. Kiểm tra các định khoản vào tài khoản tổng hợp
2. Kiểm tra số lẻ sau số thập phân phát sinh nợ, phát sinh có của tiền VNĐ
3. Kiểm tra phát sinh nợ khác phát sinh có
4. Kiểm tra tài khoản công nợ không nhập mã khách
5. Kiểm tra các bản ghi không hợp lệ trong các tệp số dư công nợ.

Sau khi kiểm tra xong, nếu có sai sót thì chương trình sẽ hiện lên danh sách các chứng từ có sai sót với các thông tin cần thiết.

Ví dụ: Kiểm tra phát hiện danh sách các chứng từ có tiền VND lẻ.

Đối với các phát sinh theo đồng tiền VNĐ thì không có số lẻ sau dấu phẩy, nhưng có thể do lỗi, ví dụ import số liệu, thì có thể có số lẻ dẫn đến số liệu bị sai do làm tròn – thường là lệch 1-2 đồng.

Lưu ý là trên màn hình thông báo lỗi sẽ không thấy số lẻ sau thập phân. Để thấy được thì cần export ra excel và chỉnh lại format có thêm số lẻ sau thập phân.

Tiếp theo tại từng dòng chứng từ bị lỗi số lẻ nhấn nút “Xem” trên thanh công cụ hoặc nhấn chuột vào số chứng từ tại màn hình thông báo lỗi để mở lại màn hình chứng từ đó, nhập lại tiền không có số lẻ sau số thập phân.

3.1. Điều kiện lọc khi lập báo cáo

Chương trình đã có sẵn các mẫu báo cáo theo quy định hoặc theo mẫu tạo ra trước đó. Khi vào menu báo cáo người dùng chọn mẫu theo nhu cầu sử dụng.

3.2. Xem số liệu báo cáo

Tại màn hình này có thể thể in ra giấy, in ra tệp pdf, xuất ra tệp XML hoặc excel.

3.3. Tiện ích khi xem số liệu tại màn hình kết quả báo cáo

• Xem chi tiết các chứng từ phát sinh của các tài khoản

Tại màn hình xem bảng cân đối kế toán, di chuyển chuột tới tài khoản muốn xem nhấn “Chi tiết”.

Chương trình sẽ hiện lên các chứng từ phát sinh từ đầu năm đến cuối ngày lên báo cáo của tài khoản đã chọn và số tiền phát sinh tương ứng.

• Xem tất cả các chỉ tiêu khai báo

Ngầm định chương trình chỉ hiện lên các chỉ tiêu sẽ in theo mẫu quy định – khai báo là có in/hiện trên báo cáo (In b/c = 1 thì hiện lên, In b/c = 0 thì không hiện lên). 

Để xem cả các chỉ tiêu trung gian khi tính toán thì bỏ điều kiện lọc ở cột “In b/c” – để trắng ô này.

• Xem công thức tính toán chỉ tiêu

Để xem chỉ tiêu của báo cáo được tính toán, lên như thế nào thì có thể xem thông tin tại các cột cách tính, tk, tk ở 2 vế, số dư c.nợ, công thức.

3.4. Kiểm tra khi báo cáo có sai lệch số liệu

• Các lỗi dẫn đến báo cáo có sai lệch số liệu

Khi bảng cân đối kế toán bị sai lệch số liệu thì có thể có 3 nhóm lỗi sau:

1. 1. Do hạch toán nhầm giá trị tiền, nhầm tài khoản, nhầm đối tượng công nợ…
   2. Do lỗi số liệu trong cơ sở dữ liệu.
   3. Do mẫu báo cáo khai báo sai các chỉ tiêu, công thức tính.

Nếu sai sót do hạch toán nhầm một bút toán nào đó thì thường sẽ ảnh hưởng đến 1-2 chỉ tiêu trên báo cáo. Có thể sử dụng các tiện ích trình bày ở phần trên để kiểm tra lại số liệu phát sinh gốc liên quan đến chỉ tiêu nghi ngờ bị sai số.

Sai sót có thể do lỗi số liệu trong cơ sở dữ liệu: khi này chạy chức năng kiểm tra số liệu trình bày ở bên dưới.

Sai sót do khai báo mẫu báo cáo, cách tính các chỉ tiêu trên báo cáo: khi này cần kiểm tra lại khai báo mẫu báo cáo, chỉ tiêu trên báo cáo – xem trình bày ở bên dưới.

Những sai sót này có thể do lỗi số liệu khi hạch toán, khi thay đổi hệ thống tài khoản, thay đổi mã (thường là do nhập (import) số liệu từ excel) hoặc do lỗi cơ sở dữ liệu… 

• Thông báo của chương trình sau khi tính toán

Chương trình có kiểm tra “Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn”, nếu không bằng nhau thì sẽ đưa ra thông báo.

Khi này cần phải thực hiện kiểm tra lại báo cáo xem lỗi ở đâu: do mẫu báo cáo khai báo không đúng hoặc do số liệu bị sai.

• Kiểm tra số liệu lưu trong cơ sở dữ liệu tại menu “Kiểm tra khi báo cáo sai lệch”

Trường hợp báo cáo lên sai thì có thể do lỗi số liệu lưu trong cơ sở dữ liệu.

Có thể thực hiện kiểm tra số liệu tại chức năng: Tổng hợp/Kiểm tra khi báo cáo sai lệch.

Chương trình thực hiện kiểm tra các lỗi có thể xảy ra như sau:

1. 1. 1. Kiểm tra các định khoản vào tài khoản tổng hợp
      2. Kiểm tra số lẻ phát sinh nợ, phát sinh có của tiền VNĐ
      3. Kiểm tra phát sinh nợ khác phát sinh có
      4. Kiểm tra tài khoản công nợ không nhập mã khách
      5. Kiểm tra các bản ghi không hợp lệ trong các tệp số dư công nợ
      6. Kiểm tra kết chuyển cuối kỳ các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9
      7. Kiểm tra tài khoản có số dư nhưng không tham gia vào tính toán bất kỳ chỉ tiêu nào
      8. Kiểm tra tài khoản lưỡng tính chỉ được tính toán 1 vế, còn vế còn lại không khai báo trong tính toán.

Các lỗi nêu trên xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau như thay đổi hệ thống tài khoản sau khi đã hạch toán, do import dữ liệu từ excel vào, do khi đang lưu số liệu thì mất điện…

Sau khi chương trình chạy kiểm tra xong, nếu có sai sót thì chương trình sẽ hiện lên danh sách các chứng từ có sai sót với các thông tin cần thiết.

• • Kiểm tra các định khoản vào tài khoản tổng hợp

Lỗi có thể do sửa lại danh mục tài khoản, import số liệu… dẫn đến một số định khoản được hạch toán vào tài khoản tổng hợp nên lên số liệu bị sai.

Tại từng dòng phát sinh nhấn nút “Xem” trên thanh công cụ hoặc nhấn chuột vào số chứng từ tại màn hình thông báo lỗi để mở lại màn hình chứng từ đó, kiểm tra và sửa lại tài khoản hạch toán cho đúng.

• • Kiểm tra số lẻ phát sinh nợ, phát sinh có của tiền VNĐ

Đối với các phát sinh theo đồng tiền VNĐ thì không có số lẻ sau dấu phẩy, nhưng có thể do lỗi, ví dụ import số liệu, thì có thể có số lẻ dẫn đến số liệu bị sai do làm tròn – thường là lệch 1-2 đồng.

Lưu ý là trên màn hình thông báo lỗi sẽ không thấy số lẻ sau thập phân. Để thấy được thì cần export ra excel và chỉnh lại format có thêm số lẻ sau thập phân.

Tiếp theo tại từng dòng chứng từ bị lỗi số lẻ nhấn nút “Xem” trên thanh công cụ hoặc nhấn chuột vào số chứng từ tại màn hình thông báo lỗi để mở lại màn hình chứng từ đó, nhập lại tiền không có số lẻ sau số thập phân.

• • Kiểm tra phát sinh nợ khác phát sinh có

Chương trình sẽ kiểm tra phát sinh nợ của một tài khoản và phát sinh có của các tài khoản đối ứng liên quan.

Nếu không bằng nhau chương trình sẽ hiện thông báo để người dùng kiểm tra lại.

Tại từng dòng thông báo lỗi người dùng nhấn nút “Xem” trên thanh công cụ hoặc nhấn chuột vào số chứng từ tại màn hình thông báo lỗi để mở lại màn hình chứng từ đó, kiểm tra và sửa lại số liệu cho đúng.

• • Kiểm tra tài khoản công nợ không nhập mã khách

Thường lỗi này là do hạch toán tài khoản trước đó không khai báo là tài khoản công nợ nên chương trình không yêu cầu nhập mã khách cho tài khoản này. Hoặc do import số liệu.

Rồi sau đó lại vào Tham số hệ thống, tab Tổng hợp, stt 310 – Danh sách các tài khoản công nợ để khai báo tài khoản đó là tài khoản công nợ.

Tài từng dòng thông báo lỗi, người dùng nhấn nút “Xem” trên thanh công cụ hoặc nhấn chuột vào số chứng từ tại màn hình thông báo lỗi để mở lại màn hình chứng từ đó, kiểm tra và nhập lại mã khách cho đủ.

• • Kiểm tra các bản ghi không hợp lệ trong các tệp số dư công nợ

Chương trình thực hiện kiểm tra tài khoản có số dư công nợ nhưng không phải là tài khoản công nợ, lỗi có thể do đã sửa lại danh mục tài khoản do import từ excel vào, convert số liệu…

Vào danh mục tài khoản để sửa lại là tài khoản có theo dõi công nợ, đường dẫn: Tổng hợp/Danh mục tài khoản/Danh mục tài khoản.

• • Kiểm tra kết chuyển cuối kỳ các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9

Cuối kỳ kế toán cần thực hiện các bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu, kết chuyển doanh thu, kết chuyển giá vốn và các chi phí bán hàng, quản lý. Các tài khoản này sẽ không còn số dư. 

Chương trình sẽ kiểm tra và hiện danh sách các tài khoản chưa được kết chuyển cuối kỳ – vẫn còn số dư. Dựa vào thông báo lỗi dùng vào menu: Tổng hợp\Bút toán kết chuyển cuối kỳ\Bút toán kết chuyển cuối kỳ để thực hiện kết chuyển số liệu cho các tài khoản chưa được kết chuyển cuối kỳ.

• • Kiểm tra tài khoản có số dư nhưng không tham gia vào tính toán bất kỳ chỉ tiêu nào

Chương trình sẽ kiểm tra và hiện danh sách các tài khoản có số dư nhưng không tham gia tính toán bất kỳ chỉ tiêu nào tại bảng cân đối kế toán. Như vậy hoặc do hạch toán sai hoặc do khai báo các chỉ tiêu trong báo cáo còn thiếu tài khoản.

Thường là do danh mục tài khoản khai báo thêm tiểu khoản nhưng chưa khai báo lại các chỉ tiêu lấy số liệu tại bảng cân đối kế toán.

Dựa vào thông báo lỗi là tài khoản nào có số dư mà chưa có trong khai báo để tìm xem tài khoản này phải được khai báo ở chỉ tiêu nào và sửa lại khai báo chỉ tiêu. Hoặc phải sửa lại hạch toán nếu như hạch toán sai tài khoản.

• • Kiểm tra tài khoản lưỡng tính chỉ được tính toán 1 vế, còn vế còn lại không khai báo trong tính toán.

Một số tài khoản lưỡng tính – có thể có dư nợ và dư có hoặc cả 2 (đối với tk công nợ, có đối tượng dư nợ, có đối tượng dư có) và tùy theo số dư bên nợ hay bên có mà đưa vào chỉ tiêu bên Tài sản hay Nguồn vốn. Vì vậy tài khoản này phải được xuất hiện trong khai báo chỉ tiêu ở cả bên Tài sản và Nguồn vốn.

Ví dụ: tài khoản 131 là tài khoản lưỡng tính có số dư bên có và bên nợ nhưng lại mới chỉ có khai báo tính ở một vế.

• • • • 131: Phải thu của KH (số dư nợ)
      • 131: Phải trả cho KH (ứng trước tiền hàng, Số dư có)

Dựa vào màn hình thông báo lỗi, người dùng kiểm tra lại chỉ tiêu khai báo trên mẫu báo cáo và bổ sung tài khoản còn thiếu trong khai báo chỉ tiêu nào đó hoặc sửa lại nếu khai báo sai.

• Kiểm tra, đối chiếu số liệu với “Bảng cân đối phát sinh các tài khoản”

Khi lên báo cáo Tổng hợp/Báo cáo tài chính/Bảng cân đối phát sinh các tài khoản, tại điều kiện lọc ban đầu đánh dấu [v] chọn vào ô “Đối chiếu với bảng cân đối kế toán” và chọn mẫu bảng cân đối kế toán theo yêu cầu, chương trình sẽ tính cân đối phát sinh cho các tài khoản khai báo khi lên bảng cân đối kế toán.

 Các tài khoản chi tiết hơn chương trình sẽ không hiện lên.

Dựa vào các cột Mã cđkt, Loại chỉ tiêu, Tk 2 vế trên màn hình báo cáo cho biết các tài khoản được khai báo chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.

Điều này giúp cho dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa bảng cân đối kế toán và bảng cân đối phát sinh của các tài khoản, từ đó dễ dàng tìm ra nguyên nhân sai sót.

• Kiểm tra khai báo cách tính, công thức của 1 chỉ tiêu trên mẫu báo cáo

Trường hợp nếu báo cáo bảng cân đối kế toán đã cân, số liệu kế toán đã đúng nhưng số liệu của chỉ tiêu nào đó nghi ngờ chưa đúng, ta có thể xem khai báo cách tính, công thức của chỉ tiêu đó trên màn hình báo cáo đã chính xác chưa và sửa lại khai báo nếu cần thiết.

Nếu 1 chỉ tiêu cần phải sửa lại khai báo cách tính, công thức, khi này tại màn hình lọc chọn “Tạo mẫu báo cáo”.

Di chuyển chuột tới dòng báo cáo có chỉ tiêu cần sửa, sau đó nhấn “Sửa”.

Chương trình hiển thị mẫu báo cáo thể hiện cách tính, công thức của từng chỉ tiêu của mẫu đã chọn.

Hướng dẫn xem chi tiết sửa khai báo các chỉ tiêu tại: <link> 

• Kiểm tra khai báo cách tính, công thức toàn bộ chỉ tiêu trên mẫu báo cáo

Để kiểm tra tổng quát toàn bộ các chỉ tiêu đã được khai báo trên mẫu báo cáo, ta vào sửa mẫu báo cáo để mở bảng hiển thị cách tính, công thức của chỉ tiêu trên mẫu báo cáo được chọn. 

Di chuyển chuột tới dòng báo cáo cần kiểm tra rồi nhấn “Sửa”.

Sau đó đóng bảng khai báo mẫu báo cáo thì chương trình sẽ thực hiện các kiểm tra sau nhằm đảm bảo tính toán đầy đủ, đúng và có thể tính toán được (đối với các chỉ tiêu tính theo các chỉ tiêu khác).

• Kiểm tra xem có tk nào đó được khai báo tính ở 2 vế (bên) nhưng lại mới chỉ có khai báo ở một vế.

• Đối với các chỉ tiêu tính theo các chỉ tiêu khác thì kiểm tra xem các mã trong công thức có tồn tại không, nếu không có thì chương trình đưa ra thông báo.

Nếu có các thông báo sai sót nêu trên thì cần sửa lại các chỉ tiêu bị sai.

4.1. Điều kiện lọc khi lập báo cáo

Tính lũy kế từ ngày

Thời gian bắt đầu tính lũy kế khi lên báo cáo. Đối với trường hợp chọn mẫu báo cáo có lũy kế.

Chương trình đã có sẵn các mẫu báo cáo theo quy định hoặc theo mẫu tạo ra trước đó. Khi vào menu báo cáo người dùng chọn mẫu theo nhu cầu sử dụng.

4.2. Xem số liệu báo cáo

Tại màn hình này có thể in báo cáo ra giấy, ra tệp pdf, xuất ra file XML hoặc excel.

4.3. Tiện ích khi xem báo cáo

• Xem chi tiết các chứng từ phát sinh liên quan đến chỉ tiêu

Tại màn hình kết quả báo cáo, di chuyển chuột đến chỉ tiêu có khai báo tài khoản cụ thể muốn xem nhấn “Chi tiết”.

Chương trình sẽ hiển thị màn hình chi tiết để xem các chứng từ phát sinh của tài khoản đã chọn.

Chỉ các chỉ tiêu khai báo tài khoản cụ thể thì mới xem chi tiết được. Còn các chỉ tiêu tính theo các chỉ tiêu khác thì không xem chi tiết được 

• Xem tất cả các chỉ tiêu khai báo

Ngầm định chương trình chỉ hiện lên các chỉ tiêu sẽ in theo mẫu quy định – khai báo là có in/hiện trên báo cáo. Để xem cả các chỉ tiêu trung gian khi tính toán thì bỏ điều kiện lọc ở cột “In b/c” – để trắng ô này.

• Xem công thức tính toán chỉ tiêu

Để xem chỉ tiêu của báo cáo được tính toán, lên như thế nào thì có thể xem thông tin tại các cột cách tính, các tk nợ, các tk có, tính giảm trừ, công thức.

4.4. Kiểm tra số liệu khi báo cáo có sai lệch số liệu

1. Do hạch toán nhầm giá trị tiền, nhầm tài khoản, nhầm đối tượng công nợ…
2. Do mẫu báo cáo khai báo sai các chỉ tiêu, công thức tính.

Nếu sai sót do hạch toán nhầm một bút toán nào đó thì thường sẽ ảnh hưởng đến 1-2 chỉ tiêu trên báo cáo: khi này cần kiểm tra số liệu kế toán của các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 tại báo cáo bảng cân đối phát sinh tài khoản – xem trình bày ở bên dưới.

Sai sót do khai báo mẫu báo cáo, cách tính các chỉ tiêu trên báo cáo: khi này cần kiểm tra lại khai báo mẫu báo cáo, chỉ tiêu trên báo cáo – xem trình bày ở bên dưới.

• Kiểm tra, đối chiếu số liệu với “Bảng cân đối phát sinh tài khoản”

• • Kiểm tra số dư của các tk đầu 5, 6, 7, 8, 9

Đối với các tài khoản đầu 5, 6, 7, 8, 9 sau khi kết chuyển cuối kỳ sẽ không có số dư bên nợ/có.

Nếu trên báo cáo vẫn có số dư nợ/có cuối kỳ của các đầu tài khoản này thì phải vào menu: Tổng hợp\Bút toán kết chuyển cuối kỳ\Bút toán kết chuyển cuối kỳ để thực hiện kết chuyển số liệu cho các tài khoản chưa được kết chuyển cuối kỳ.

• • Kiểm tra số phát sinh của một tài khoản

Đối với các chỉ tiêu chỉ liên quan đến phát sinh của một tài khoản – ví dụ chỉ tiêu doanh thu bán hàng và dịch vụ thì xem ở dòng phát sinh tương ứng trên bảng cân đối phát sinh của các tài khoản và xem sau đó xem chi tiết phát sinh hoặc tổng phát sinh theo tài khoản đối ứng.

• • Kiểm tra phát sinh đối ứng của một cặp tài khoản và chi tiết phát sinh

Nhiều chỉ tiêu của báo cáo kết quả kinh doanh tính dựa theo tổng số phát sinh của một cặp tài khoản.

Vì vậy có thể kiểm tra tổng phát sinh theo tk đối ứng của tài khoản – nhấn “Xem tổng phát sinh theo tk đ.ứng” trên màn hình báo cáo (ví dụ đối ứng với tk 911).

Chương trình hiển thị màn hình tổng phát sinh theo tài khoản đối ứng. Tại báo cáo này có thể đối chiếu kiểm tra số liệu với các chỉ tiêu trên báo cáo.

Tại màn hình này, để xem các chứng từ phát sinh chi tiết chọn tài khoản đối ứng và nhấn “Chi tiết” – chương trình hiển thị các chứng từ phát sinh để kiểm tra chi tiết.

Lưu ý: đối với 1 chỉ tiêu – ví dụ chi phí bán hàng, ta có thể xem phát sinh đối ứng của tk 911 hoặc của tk 641.

• Kiểm tra cách tính, công thức của 1 chỉ tiêu trên mẫu báo cáo

Trường hợp nếu số liệu kế toán đã đúng nhưng số liệu của chỉ tiêu nào đó nghi ngờ chưa đúng, ta có thể xem khai báo cách tính, công thức của chỉ tiêu đó trên màn hình báo cáo đã chính xác chưa và sửa lại khai báo nếu cần thiết.

Nếu 1 chỉ tiêu cần phải sửa lại khai báo cách tính, công thức, khi này tại màn hình lọc chọn “Tạo mẫu báo cáo”.

Di chuyển chuột tới dòng báo cáo có chỉ tiêu cần sửa, sau đó nhấn “Sửa”.

Chương trình hiển thị mẫu báo cáo thể hiện cách tính, công thức của từng chỉ tiêu của mẫu đã chọn.

Hướng dẫn xem chi tiết sửa khai báo các chỉ tiêu tại: <link> 

• Kiểm tra khai báo cách tính, công thức toàn bộ chỉ tiêu trên mẫu báo cáo

Để kiểm tra tổng quát toàn bộ các chỉ tiêu đã được khai báo trên mẫu báo cáo, ta vào sửa mẫu báo cáo để mở bảng hiển thị cách tính, công thức của chỉ tiêu trên mẫu báo cáo được chọn. 

Di chuyển chuột tới dòng báo cáo cần thiết sau đó nhấn “Sửa”.

Chương trình hiển thị mẫu báo cáo thể hiện cách tính, công thức của từng chỉ tiêu. Sau đó đóng bảng khai báo mẫu báo cáo thì chương trình sẽ thực hiện các kiểm tra sau nhằm đảm bảo tính toán đầy đủ, đúng và có thể tính toán được (đối với các chỉ tiêu tính theo các chỉ tiêu khác).

• • • Kiểm tra xem trên mẫu báo cáo có chỉ tiêu nào đó khai báo bị trùng.

• • • Kiểm tra xem trên mẫu báo cáo có chỉ tiêu nào đó khai báo bị sai chỉ tiêu.

• • • Đối với các chỉ tiêu tính theo các chỉ tiêu khác thì kiểm tra xem các mã trong công thức có tồn tại không, nếu không có thì chương trình đưa ra thông báo.

Nếu có các thông báo sai sót nêu trên thì cần sửa lại các chỉ tiêu bị sai.

5.1. Điều kiện lọc khi lập báo cáo

Tính lũy kế từ ngày

Thời gian bắt đầu tính lũy kế khi lên báo cáo. Đối với trường hợp chọn mẫu báo cáo có lũy kế.

Chương trình đã có sẵn các mẫu báo cáo theo quy định hoặc theo mẫu tạo ra trước đó. Khi vào menu báo cáo người dùng chọn mẫu theo nhu cầu sử dụng.

5.2. Xem số liệu báo cáo

Tại màn hình này có thể in báo cáo ra giấy, ra tệp pdf, xuất ra file XML hoặc excel.

5.3. Tiện ích khi xem báo cáo

• Xem chi tiết các chứng từ phát sinh của tài khoản

Tại màn hình xem báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp, di chuyển chuột tới dòng muốn xem nhấn “Chi tiết”.

Chương trình sẽ hiện lên các chứng từ phát sinh và số tiền phát sinh tương ứng.

Chỉ các chỉ tiêu khai báo tài khoản cụ thể thì mới xem chi tiết được. Còn các chỉ tiêu tính theo các chỉ tiêu khác thì không xem chi tiết được.

• Xem tất cả các chỉ tiêu khai báo

Ngầm định chương trình chỉ hiện lên các chỉ tiêu sẽ in theo mẫu quy định – khai báo là có in/hiện trên báo cáo. Để xem cả các chỉ tiêu trung gian khi tính toán thì bỏ điều kiện lọc ở cột “In b/c” – để trắng ô này.

• Xem công thức tính toán chỉ tiêu

Để xem chỉ tiêu của báo cáo được tính toán, lên như thế nào thì có thể xem thông tin tại các cột cách tính, thu/chi, các tk nợ, các tk có, công thức.

5.4. Kiểm tra khi báo cáo có sai lệch

1. Do hạch toán nhầm giá trị tiền, nhầm tài khoản…
2. Do mẫu báo cáo khai báo sai các chỉ tiêu, công thức tính.

Nếu sai sót do hạch toán nhầm một bút toán nào đó thì thường sẽ ảnh hưởng đến 1-2 chỉ tiêu trên báo cáo: khi này cần kiểm tra số liệu kế toán của các tài khoản 111, 112, 113 phát sinh nợ – dòng tiền vào/thu và phát sinh có – dòng tiền ra/chi đối ứng với các tài khoản khác tại báo cáo Tổng hợp số phát sinh theo tiểu khoản hoặc tk đối ứng – xem trình bày ở bên dưới.

Sai sót do khai báo mẫu báo cáo, cách tính các chỉ tiêu trên báo cáo: khi này cần kiểm tra lại khai báo mẫu báo cáo, chỉ tiêu trên báo cáo – xem trình bày ở bên dưới.

• Kiểm tra số liệu phát sinh của các tài khoản tiền tại “Tổng hợp số phát sinh theo tiểu khoản hoặc tk đối ứng 

Tại báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp có thể xem khai báo các chỉ tiêu tại các cột cách tính, thu/chi, các tk nợ, các tk có, công thức. 

Dựa vào các khai báo này ta có thể kiểm tra tổng số liệu phát sinh của các tài khoản tiền 111, 112, 113 tương ứng với các tài khoản đối ứng được khai báo tại chỉ tiêu đã chính xác chưa, ta vào báo cáo Tổng hợp số phát sinh theo tiểu khoản và tk đối ứng.

Tại màn hình lọc của báo cáo nhập ds tk, ghi nợ/có/*, ds tk đ.ứng, kiểu tổng hợp, c.từ từ ngày đến ngày.

Ví dụ kiểm tra tổng hợp số phát sinh của chỉ tiêu 1. Tiền thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu khác (mã số 01).

Chương trình hiển thị màn hình kết quả thỏa mãn điều kiện lọc ban đầu, ta kiểm tra tổng số phát sinh của các tài khoản tiền với tiền trên báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp.

• Kiểm tra cách tính, công thức của 1 chỉ tiêu trên mẫu báo cáo

Trường hợp nếu số liệu kế toán đã đúng nhưng số liệu của chỉ tiêu nào đó nghi ngờ chưa đúng, ta có thể xem khai báo cách tính, công thức của chỉ tiêu đó trên màn hình báo cáo đã chính xác chưa và sửa lại khai báo nếu cần thiết.

Nếu 1 chỉ tiêu cần phải sửa lại khai báo cách tính, công thức, khi này tại màn hình lọc chọn “Tạo mẫu báo cáo”.

Di chuyển chuột tới dòng báo cáo có chỉ tiêu cần sửa, sau đó nhấn “Sửa”.

Chương trình hiển thị mẫu báo cáo thể hiện cách tính, công thức của từng chỉ tiêu của mẫu đã chọn.

Hướng dẫn xem chi tiết sửa khai báo các chỉ tiêu tại: <link> 

• Kiểm tra khai báo cách tính, công thức toàn bộ chỉ tiêu trên mẫu báo cáo

Để kiểm tra tổng quát toàn bộ các chỉ tiêu đã được khai báo trên mẫu báo cáo, ta vào sửa mẫu báo cáo để mở bảng hiển thị cách tính, công thức của chỉ tiêu trên mẫu báo cáo được chọn. 

Di chuyển chuột tới dòng báo cáo có chỉ tiêu cần sửa, sau đó nhấn “Sửa”.

Chương trình hiển thị mẫu báo cáo thể hiện cách tính, công thức của từng chỉ tiêu của mẫu đã chọn.

Sau đó đóng bảng khai báo mẫu báo cáo thì chương trình sẽ thực hiện các kiểm tra sau nhằm đảm bảo tính toán đầy đủ, đúng và có thể tính toán được (đối với các chỉ tiêu tính theo các chỉ tiêu khác).

• • • Đối với các chỉ tiêu tính theo các chỉ tiêu khác thì kiểm tra xem các chỉ tiêu đã khai báo công thức tính chưa, nếu không có công thức tính chương trình sẽ hiện thông báo.

• • • Đối với các chỉ tiêu tính theo các chỉ tiêu khác thì kiểm tra xem các mã trong công thức có tồn tại không, nếu không có thì chương trình đưa ra thông báo.

Nếu có các thông báo sai sót nêu trên thì cần sửa lại các chỉ tiêu bị sai.

6. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp

7. Thuyết minh BCTC

8. Xuất dữ liệu BCTC sang phần mềm HTKK

Chương trình sẽ xuất theo định dạng của phần mềm HTKK yêu cầu.

Trước khi xuất dữ liệu cần khai báo mặc định đường dẫn thư mục chứa dữ liệu của chương trình kê khai thuế tại tham số hệ thống, tab hệ thống, stt “198 – Thư mục dữ liệu của chương trình kê khai thuế”.

Thư mục này chính là nơi lưu trữ chương trình kê khai thuế HTKK.

Và khai báo xuất file XML sang thư mục của phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK tại tham số hệ thống, tab hệ thống, stt “200 – Xuất dữ liệu sang chương trình kê khai thuế”.

Chương trình có 3 lựa chọn cấu trúc file :

• 1 – HTKK 3.8.6 trở về trước: Hỗ trợ cho phiên bản HTKK 3.8.6 trở về trước.
• 2 – HTKK từ 4.0.7: Hỗ trợ từ phiên bản 4.0.7 đến phiên bản 4.5.1.
• 3 – HTKK 4.5.2 trở về sau: Hỗ trợ phiên bản từ 4.5.2 trở về sau.

Các thao tác thực hiện:

• Khai báo thư mục dữ liệu của chương trình kê khai thuế:
• Khai báo cấu trúc để xuất dữ liệu sang chương trình kê khai thuế:
• Lên và xuất báo cáo ra tệp XML vào thư mục chương trình kê khai thuế tùy theo nhu cầu từng doanh nghiệp.
• Chạy phần mềm kê khai thuế để báo cáo cho cơ quan thuế 

Hướng dẫn chi tiết có thể xem tại <link> 

Ví dụ: Xuất dữ liệu Bảng cân đối kế toán sang phần mềm HTKK.

Khi vào báo cáo “Bảng cân đối kế toán”, chương trình hiện lên màn hình điều kiện lọc. Nhập các thông tin lọc cần thiết để vào báo cáo.

Tại màn hình kết quả báo cáo chọn biểu tượng “Xuất XML”.

Khi bấm vào biểu tượng này thì chương trình sẽ hiện lên thư mục ngầm định sẽ lưu file XML được khai báo tại tham số hệ thống. Có thể chọn/sửa thư mục mong muốn bằng cách vào biểu tượng dấu […] và chọn lại thư mục lưu file.

Tiếp theo nhấn “Nhận” thì dữ liệu được chuyển vào thư mục lưu trữ file XML thành công. Người dùng có thể vào thư mục lưu trữ để kiểm tra file.

Thực hiện tương tự kết xuất các báo cáo tài chính cho các báo cáo tài chính còn lại.

Sau đó, chạy phần mềm kê khai thuế và chương trình sẽ tự động đọc số liệu báo cáo đã xuất ra tệp XML ở trên để chuyển cho cơ quan thuế.

9. Thêm, sửa, xóa mẫu báo cáo