Khai báo tùy chọn cho các danh mục

3.1. Cách đánh mã tự động

• Cách tăng mã: Chương trình có 3 phương pháp lựa chọn đánh mã số tự động tăng dần. 
  • 0 – Không tự tăng: khi thêm mới, chương trình sẽ để trắng mã và người sử dụng tự nhập
  • 1 – Theo biểu thức định dạng khai báo: chương trình sẽ tự động đánh mã khách theo định dạng khai báo
  • 2 – Theo định dạng của mã hiện thời: khi thêm một mã mới chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã có định dạng của mã hiện thời lớn nhất và tăng thêm 1.

Ví dụ: Nếu chọn cách 1, và khai báo tiếp đầu ngữ KH, định dạng phần số 000 và chương trình sẽ tự động đánh mã khách là KH001, KH002, KH003…

Chọn cách 0, khi thêm mới khách hàng, chương trình sẽ để trắng và người sử dụng tự nhập mã khách.

Nếu chọn cách 1, khi thêm mới khách hàng, chương trình sẽ tự động đánh mã khách theo định dạng khai báo là KH004.

Còn nếu theo cách 2: khi thêm mới khách hàng, con trỏ đang ở dòng có mã là NCC001. Trong danh mục có mã cùng định dạng NCCxxx có mã lớn nhất là NCC002 nên chương trình sẽ tự động đánh mã của danh mục mới là NCC003.

• Tiếp đầu ngữ

Khai báo định dạng phần đầu của số chứng từ, trong trường hợp tăng mã theo cách 1.

• Định dạng phần số

Khai báo số ký tự dùng để mã phần số, trong trường hợp tăng mã theo cách 1. 

Ví dụ dùng 3 ký tự thì khai báo số 000. Khi mã tăng sẽ là: 001, 002, 003…

• Ví dụ

Nhập một số bất kỳ để xem chương trình đưa ra mã hiện thời.

• Stt mã hiện thời

Mã số hiện thời/cuối cùng trong danh mục, trong trường hợp tăng mã theo cách 1.

3.2. Hiển thị khi tìm kiếm

Ví dụ: Đối với danh mục khách hàng chương trình đang ngầm định hiển thị các trường: Mã khách, tên khách, Tk công nợ ngầm định, địa chỉ, mã số thuế, nhóm khách 3, mã đvcs.

Ta có thể thêm/bớt các trường hiển thị, thứ tự hiển thị, độ rộng, tên của trường hiển thị trên màn hình cũng như số dòng (số danh điểm) hiển thị trên màn hình. 

Các trường “Hiển thị khi tìm kiếm”:

• Các trường hiện: 

Khai báo các trường hiển thị khi tra cứu danh mục.

• Các trường hiện 2: 

Khai báo các trường hiển thị khi tra cứu danh mục giao diện tiếng Anh.

• Số dòng hiển thị: 

Số dòng hiển thị tối đa khi tra cứu danh mục.

• Các trường tìm kiếm: 

Khi nhập liệu (chứng từ, số dư hoặc điều kiện lọc của báo cáo…) chương trình không chỉ cho phép tìm kiếm theo mã mà còn cho phép tìm kiếm theo một số trường khác nữa. 

Khi ta gõ ký tự ở trường mã thì chương trình sẽ tìm kiếm/lọc theo các trường ta khai báo khi tìm kiếm chứ không chỉ riêng ở một cột trường mã.

• Khôi phục: 

Khôi phục lại khai báo ngầm định của chương trình (có thể do người sử dụng khai báo sai).

• Tìm kiếm chuỗi ký tự:

1 – Tìm cả chuỗi và từ đầu dòng: so sánh chuỗi ký tự tìm kiếm với số liệu lưu từ trái sang phải. Thường dùng cho tìm mã, ví dụ mã số hiệu tài khoản.

2 – Tìm cả chuỗi và từ ký tự bất kỳ: so sánh chuỗi ký tự tìm kiếm chứa bên trong số liệu lưu. Thường dùng cho tìm kiếm theo tên, địa chỉ… Trường hợp 2 bao gồm cả trường hợp 1.

3 – Tìm từng từ và từ đầu các từ: so sánh từng từ riêng trong chuỗi ký tự và từ đầu các từ có bên trong số liệu lưu. Thường dùng cho tìm kiếm theo tên, địa chỉ…

4 – Tìm từng từ và từ ký tự bất kỳ: so sánh từng từ riêng và từ vị trí bất kỳ trong chuỗi ký tự tìm kiếm với số liệu lưu. Thường dùng cho tìm kiếm theo tên, địa chỉ…

Ví dụ: Khi muốn tìm khách hàng: Công ty Phần mềm Fast, mã CTFAST. Thay vì tìm kiếm theo mã CTFAST thì có thể tìm kiếm theo tên để tìm khách hàng này

Nếu chọn 1 – Bắt buộc tìm kiếm bắt đầu bằng từ “Công”.

Nếu chọn 2 – Có thể tìm với từ khóa “fast”.

Nếu chọn 3 – Có thể tìm kiếm với từ khóa “Công ty FAST”.

Nếu chọn 4 – Có thể tìm kiếm với từ khóa “ôn y”.

Danh sách các trường khai báo tìm kiếm sẽ hiển thị trên màn hình tìm kiếm như hình bên dưới (khung viền đỏ), để ta biết là đang tìm kiếm theo các trường nào. Nếu cần thì thay đổi.