Hủy hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn điện tử thay thế

1. Lập hóa đơn mới thay thế

Cách lập hóa đơn mới thay thế như lập một hóa đơn bình thường khác ở menu tương ứng

• Bán hàng\Hóa đơn bán hàng\Hóa đơn bán hàng.
• Bán hàng\Hóa đơn d.vụ và bán hàng khác\Hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác.

Lưu ý: Khi lập hóa đơn thay thế mới tại tab “Hóa đơn điện tử” có các trường “Thêm thông tin” và “Thông tin thêm”.

• • Thêm thông tin:
    • 0 – Không thêm: Khi phát hành thay thế hóa đơn điện tử thành công thì trên mẫu in hddt sẽ tự động gán thêm câu lấy lên từ phần mềm hddt, không lấy lên nội dung nhập tại ô “Thông tin thêm”.

• • • 1 – Thêm vào chi tiết hóa đơn: Khi phát hành thay thế hóa đơn điện tử thành công thì trên mẫu in sẽ gán nội dung nhập tại ô “Thông tin thêm” vào dòng cuối cùng trên chi tiết hóa đơn.

• • • 2 – Thay thế cho nội dung điều chỉnh/thay thế: Khi phát hành thay thế hóa đơn điện tử thành công thì trên mẫu in sẽ gán nội dung nhập tại ô “Thông tin thêm” chèn vào dòng của mẫu chuẩn.

2. Khai báo hóa đơn bị thay thế và hóa đơn thay thế

Nhập các thông tin điều kiện lọc:

• Hđ thay thế từ ngày … đến ngày …: Nhập khoảng thời gian cần lọc.
• Mã chứng từ.
• [ ] Chỉ lọc các hóa đơn thay thế chưa phát hành: Dùng để chọn lọc ra các hóa đơn chưa phát hành.

Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc, chương trình chuyển sang màn hình để khai báo hóa đơn bị thay thế (sẽ hủy) và hóa đơn thay thế.

Nếu có các hóa đơn đã thay thế trước đó theo điều kiện lọc thì sẽ hiện lên ở màn hình này.

Chọn “Mới”, chương hình hiện ra màn hình để chọn hóa đơn.

• • Chọn hđ (hóa đơn) cần thay thế: Hiện ra màn hình lọc chọn số hóa đơn đã phát hành sai cần thay thế.

• • Chọn hđ thay thế: Hiện ra màn hình lọc chọn số hóa đơn chưa phát hành, dùng để thay thế.

Sau khi chọn xong hóa đơn, nhấn “Nhận”.

Màn hình danh sách hóa đơn thay thế hiển thị:

Đóng màn hình này và chuyển sang phần phát hành hóa đơn thay thế.

3. Phát hành hóa đơn thay thế

Nhập các thông tin điều kiện lọc:

• Xử lý: Chọn “3 – Thay thế”.

Nhấn nút  “Nhận”, màn hình danh sách hóa đơn chờ phát hành hiển thị.

Đánh dấu [v] ở cột “Chọn”. Chỉ check chọn điều chỉnh được một hóa đơn.

Tiếp theo bấm vào biểu tượng “Thay thế”.Chương trình yêu cầu nhập mật khẩu đăng nhập chương trình FAST.

Chọn “Nhận”. Chương trình hiện thông báo đã phát hành xong.

Sau khi thay thế thành công, thông tin hóa đơn điện tử được cập nhật cho các hóa đơn.

• • Tình trạng hóa đơn bị thay thế chuyển thành “4 – Bị thay thế”, trạng thái là “Đã hủy”. Trên mẫu in hóa đơn điện tử có thêm thông tin “Đã hủy” hóa đơn.

• • Tình trạng hóa đơn thay thế chuyển thành “2 – Đã phát hành”. Hóa đơn phát hành để thay thế sẽ có thể hiện diễn giải trí diễn giải tùy theo cách chọn giá trị tại trường “Thêm thông tin” tại tab Hddt trên chứng từ thay thế (đã lưu ý tại mục 11.1 – Lập hóa đơn mới thay thế).

Lưu ý:

• Trường hợp hóa đơn thay thế vẫn bị sai sót thì không được phát hành hóa đơn điều chỉnh mà phải phát hành hóa đơn thay thế mới cho nó.
• Không được phép thay thế cho hóa đơn điều chỉnh.
• Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị không phải gửi thông tin hóa đơn bị thay thế lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT).

Tuy nhiên, nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì doanh nghiệp vào thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).

Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn có chức năng tự động gửi TBSS. Khi lập mới hóa đơn thay thế, cần phải nhập trường “Lý do” ở tab “Ghi chú” thì sau phát hành hóa đơn thay thế, chương trình sẽ tự động gửi TBSS ngay.

Lưu ý:

Trên phần mềm Fast e-Invoice cần khai báo tham số “Gửi thông báo 04/SS đến cơ quan thuế khi thay thế/điều chỉnh/hủy hóa đơn”.

TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice để lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).

4. Thay đổi số liệu kế toán và thuế sau khi hủy hóa đơn

1. Xóa hẳn số liệu đã lưu.

2. Vẫn giữ số liệu đã lưu và lập thêm một phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

Hướng dẫn liên quan để số liệu kế toán và thuế sau khi hủy hóa đơn xem tại tại link.