Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

1. Hủy hóa đơn trực tiếp tại màn hình lập hóa đơn

Hủy /xoá bỏ hoá đơn điện tử đã phát hành sử dụng trong một số trường hợp đặc biệt khi không phát hành hoá đơn thay thế (ví dụ: phát hành nhầm hoá đơn, người mua huỷ mua hàng,…).

Vào tab “3. Hđ điện tử” chọn 1 trong 2 nút sau:

• Hủy hóa đơn và không xóa chứng từ: Chỉ hủy hddt trên phần mềm phát hành hddt, còn số liệu ở phần mềm kế toán vẫn giữ nguyên.
• Hủy hđ và xóa chứng từ: Xóa bỏ hẳn số liệu liên quan đến hóa đơn đã xuất: số liệu kho, số liệu kế toán, số liệu thuế.

Chương trình yêu cầu bắt buộc phải nhập mật khẩu đăng nhập chương trình FAST. Ngoài ra, chương trình bổ sung thêm các thông tin: “Số biên bản, Ngày biên bản, Lý do” ở màn hình yêu cầu xác nhận mật khẩu để truyền dữ liệu lên hóa đơn (có thể để trống các trường này).

Chọn “Nhận”.

Chương trình sẽ thực hiện hủy hddt. Sau khi hủy thành công, thông tin hóa đơn điện tử được cập nhật cho các hóa đơn.

• • Nếu chọn “Hủy hóa đơn và không xóa chứng từ”: Trạng thái của hóa đơn khi này vẫn là “Đã ghi sổ cái”, còn tình trạng của hddt là “9 – Hủy”. Khi này cần phải lập một phiếu nhập hàng bán bị trả lại và ghi nhận thông tin vào bảng kê, tờ khai thuế gtgt như bình thường. Hướng dẫn về cách lập phiếu nhập hàng bán bị trả lại cho trường hợp này xem tại <link>.

• • Nếu chọn “Hủy hđ và xóa chứng từ”: Trạng thái của hóa đơn khi này là “Đã hủy”, còn tình trạng của hddt là “9 – Hủy”.

Lưu ý: Các màn hình lập hóa đơn khác, để hủy hóa đơn cần vào menu “Bán hàng\Hóa đơn điện tử\Phát hành hóa đơn điện tử” để thực hiện.

2. Hủy hóa đơn tại menu riêng

Nhập các thông tin điều kiện lọc:

• Xử lý: Chọn “9 – Hủy”.

Chương trình lọc ra các hóa đơn theo điều kiện lọc.

Đánh dấu [v] ở cột “Chọn”. Chương trình cho phép chọn hủy nhiều hóa đơn cùng lúc.

Tùy theo nhu cầu thì đánh dấu cột “Ko nhận hđ” (Không nhận hóa đơn), “Xóa c.từ” (Xóa hẳn hóa đơn đã nhập).

Tiếp theo bấm vào biểu tượng “Hủy”.

Chương trình yêu cầu bắt buộc phải nhập mật khẩu đăng nhập chương trình FAST.

Đối với trường hợp chỉ chọn một hóa đơn để hủy thì chương trình bổ sung thêm các thông tin: “Số biên bản, Ngày biên bản, Lý do” ở màn hình yêu cầu xác nhận mật khẩu để truyền dữ liệu lên hóa đơn (có thể để trống các trường này).

Chọn “Nhận”.

Chương trình sẽ thực hiện hủy hddt. Sau khi hủy thành công, thông tin hóa đơn điện tử được cập nhật cho các hóa đơn.

• • Nếu không đánh dấu [v] vào cột “Xóa chứng từ”: Trạng thái của hóa đơn khi này vẫn là “Đã ghi sổ cái”, còn tình trạng của hddt là “9 – Hủy”. Khi này cần phải lập một phiếu nhập hàng bán bị trả lại và ghi nhận thông tin vào bảng kê, tờ khai thuế gtgt như bình thường. Hướng dẫn về cách lập phiếu nhập hàng bán bị trả lại cho trường hợp này xem tại <link>.

• • Nếu đánh dấu [v] vào ô “Xóa chứng từ”: Trạng thái của hóa đơn khi này là “Đã hủy”, còn tình trạng của hddt là “9 – Hủy”.

Trên mẫu in hóa đơn điện tử có thêm thông tin “Đã hủy”.

Lưu ý:

• Trường hợp hợp huỷ hoá đơn cũ và thay thế bằng một hoá đơn mới thì không được thực hiện theo hướng dẫn này, người dùng cần thực hiện theo hướng dẫn tại: Hủy hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn điện tử mới thay thế.
• Mọi thao tác liên quan đến hoá đơn phải được hoàn thành trước khi thực hiện huỷ hoá đơn, hoá đơn bị huỷ sẽ không thể khôi phục trên chương trình.
• Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì không được phép hủy hóa đơn điều chỉnh.
• Sau khi xóa bỏ/hủy hóa đơn xong, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị phải gửi thông tin hóa đơn bị xóa bỏ/hủy lên cơ quan thuế thông qua mẫu Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT). Thực hiện tại chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice  (xem hướng dẫn chi tiết Tại đây).

Ngoài việc thực hiện thông báo sai sót (TBSS) tại chức năng trên, chương trình còn cho phép tự động gửi TBSS. Khi nhấn nút “Hủy” chương trình sẽ hiển thị màn hình xác nhận mật khẩu, lúc này cần nhập trường “Lý do” để chương trình sẽ tự động gửi TBSS ngay.

Lưu ý:

• • Khi sử dụng tiện ích trên, nếu các hóa đơn hủy có lý do hủy riêng thì phải thực hiện hủy lần lượt từng hóa đơn. Trường hợp, chọn nhiều hóa đơn thực hiện hủy cùng lúc thì xem như có cùng lý do hủy.
  • TBSS sau khi tạo tự động sẽ được chuyển vào chức năng Đăng ký hóa đơn/ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót trên phần mềm Fast e-Invoice để lưu trữ (người dùng có thể vào xem trạng thái phản hồi từ cơ quan thuế tại chức năng này).

3. Thay đổi số liệu kế toán và thuế sau khi hủy hóa đơn

1. Xóa hẳn số liệu đã lưu.

2. Vẫn giữ số liệu đã lưu và lập thêm một phiếu nhập hàng bán bị trả lại.