1. Trang chủ
  2. Danh mục và số dư
  3. Khai báo các danh mục
  4. Hướng dẫn chung về nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel
  1. Trang chủ
  2. Hướng dẫn chung
  3. Các thao tác và các tiện ích khi sử dụng
  4. Hướng dẫn chung về nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel

Hướng dẫn chung về nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel

  •  
  •  
  •  
  •  

Ngày đăng: 08/03/2021 – Ngày cập nhật: 03/05/2024

Khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm, người sử dụng có thể có sẵn một số danh mục và số dư ban đầu trên excel hoặc export ra tệp excel từ phần mềm khác. Khi này, ta sử dụng chức năng nhập/import từ tệp excel để đưa danh mục và số dư ban đầu vào hệ thống.

Chương trình có sẵn các mẫu tệp excel cho từng loại danh mục và số dư ban đầu. Người sử dụng tải mẫu này về, copy số liệu chuyển vào tệp mẫu này và sau đó import vào phần mềm.

Như vậy, ta có thể đưa hàng loạt danh mục và số dư vào phần mềm một cách nhanh chóng mà không cần nhập thủ công từng dòng dữ liệu.

1. Menu thực hiện

Các menu nhập/import từ tệp excel nằm ở từng phân hệ ở mục “Tiện ích”

Ví dụ ở phân hệ bán hàng sẽ thực hiện tại menu: Bán hàng\Tiện ích\Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel.

Sau khi chọn menu thực hiện, chương trình sẽ hiện lên danh sách các danh mục và số dư ban đầu có thể import số liệu vào phần mềm từ tệp excel.

Dịch chuyển con trỏ đến danh mục/số dư cần import số liệu và thực hiện các thao tác:

  • “Lấy tệp mẫu” từ phần mềm về.
  • Nhập số liệu vào tệp mẫu.
  • “Lấy dữ liệu” từ máy đưa vào phần mềm.

Các thao tác này được hướng dẫn cụ thể ở bên dưới.

2. Lấy tệp mẫu (F3)

Dịch chuyển con trỏ đến danh mục/số dư cần import số liệu và nhấn “Lấy tệp mẫu”.

Chương trình hiện bảng cho phép đặt tên tệp và chọn thư mục lưu trữ tệp.

Sau khi “Save”, mở tệp vừa tải và nhập các thông tin theo mẫu.

Dòng đầu tiên là các tên các trường thông tin và mã của trường đó trong cơ sở dữ liệu.

Những trường được bôi đỏ là những trường bắt buộc phải nhập thông tin.

Có thể xem tên tên tiếng Anh của cột khi rê chuột vào ô đó.

3. Nhập dữ liệu vào tệp mẫu

Mở tệp mẫu và nhập từng dòng hoặc copy từ file excel có sẵn vào tệp mẫu.

Khi nhập dữ liệu vào tệp excel cần phải tuân thủ các quy định như khi nhập vào phần mềm. Ví dụ, đối với danh mục khách hàng, nhà cung cấp:

  • Cột “Mã khách hàng” thì các giá trị mã không được trùng nhau.
  • Các cột như “Tài khoản ngầm định”, “Mã điều khoản thanh toán”, “Nhóm khách hàng”… cần đúng như trong chương trình đã khai báo. Nếu không sau khi “Lấy dữ liệu” từ tệp excel vào phần mềm sẽ bị cảnh báo và không Import thành công.

4. Lấy dữ liệu (F4)

Tại dòng danh mục hoặc số dư cần import số liệu bấm vào biểu tượng “Lấy dữ liệu” để lấy tệp dữ liệu đã nhập ở trên.

Khi này, chương trình hiện lên màn hình để chọn tệp dữ liệu.

Dữ liệu cần chuyển

Chương trình hiện lên tên của dòng hiện thời – danh mục hoặc số dư mà người dùng đang import dữ liệu.

Tên tệp dữ liệu

Gõ đường dẫn chứa file dữ liệu hoặc tìm bằng nút 3 chấm “…”.

Sau khi chọn đúng đường dẫn file, có thể xem trước file bằng nút “Xem dữ liệu”.

Sau khi nhấn vào nút xem, chương trình hiển thị màn hình thông tin danh mục.

Ví dụ import Danh mục khách hàng, ncc …: 

Hoặc có thể xem lại file excel tại nút “Xem file excel: 

Bảng mã ký tự sử dụng

1 – Unicode, 2 – TCVN3.

Có một số trường hợp thì mã ký tự sử dụng trong tệp excel vẫn đang dùng là mã TCVN3, khi này ta phải chỉ rõ bộ mã sử dụng này để phần mềm chuyển đổi sang mã ký tự unicode.

Chép đè mã đã có

Khi import danh mục và số dư ban đầu vào thì có thể xảy ra có những mã trong tệp excel trùng với mã đã có trong chương trình.

  • 0 – Không: Chương trình bỏ qua các dòng trùng này trong tệp excel và giữ nguyên thông tin ở danh mục trong phần mềm.
  • 1 – Có: Các dòng thông tin trong tệp excel được chép đè lên các thông tin danh mục trong phần mềm ở các mã trùng.

Sau khi khai báo xong, nhấn “Nhận”.

Nếu các dữ liệu đưa vào đúng theo mẫu thì sau khi Import thành công, chương trình thông báo “Chương trình đã thực hiện xong”.

Lúc đó, các dữ liệu của người dùng đã được đưa vào chương trình. Có thể vào menu tương ứng để kiểm tra dữ liệu.

5. Một số thông báo kiểm tra số liệu khi import

Khi import số liệu, chương trình sẽ kiểm tra số liệu và nếu file dữ liệu bị nhập sai, thiếu thì chương trình sẽ đưa ra thông báo (tùy theo lỗi sai) ở dòng nào, ô nào.

Người dùng dựa vào thông báo của chương trình để chỉnh sửa lại các dữ liệu trong excel, sau đó thực hiện lại thao tác “Lấy dữ liệu”.

Có thể kết xuất danh sách lỗi ra excel để tiện xử lý.

Một số thông báo kiểm tra số liệu

Chương trình sẽ hiển thị tổng hợp tất cả các chi tiết lỗi, nội dung lỗi, cảnh báo lỗi chi tiết ở dòng nào, ô nào. Người sử dụng dễ dàng biết được lỗi ở đâu để sửa.

Kết xuất danh sách chi tiết lỗi ra excel

Tại màn hình hiển thị tổng hợp hết chi tiết lỗi, nhấn vào nút “Kết xuất” trên thanh công cụ.

Chương trình sẽ kết xuất danh sách chi tiết lỗi ra excel.

Kết xuất dữ liệu gốc

Sau khi hiển thị màn hình tổng hợp hết chi tiết lỗi thì nhấn vào nút “kết xuất dữ liệu gốc” trên thanh công cụ.

Chương trình sẽ hiển thị file excel dữ liệu và bôi vàng các ô bị lỗi, kèm theo nội dung lỗi ở từng ô:

Hủy bỏ số liệu đưa vào

Sau khi đã hiển thị hết các thông báo lỗi, chương trình sẽ hiển thị thông báo

và không import bất kỳ dòng số liệu, dù chỉ có 1 hoặc một số dòng số liệu bị lỗi chứ không phải tất cả các dòng.

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
LIÊN HỆ

Để lại bình luận