Trong một số trường hợp một số loại chứng từ có trong tệp excel. Ví dụ số liệu của một bộ phận ở xa được nhập trên excel hoặc được export ra tệp excel từ một phần mềm chuyên dụng. Khi này, ta sử dụng chức năng nhập/import từ tệp excel để đưa các chứng từ vào hệ thống.
Chương trình có sẵn các mẫu tệp excel cho từng loại chứng từ. Người sử dụng tải mẫu này về, copy số100 liệu chuyển vào tệp mẫu này và sau đó import vào phần mềm.
Như vậy, ta có thể đưa hàng loạt chứng từ vào phần mềm một cách nhanh chóng mà không cần nhập thủ công từng chứng từ.
1. Menu thực hiện |
|
Các menu nhập/import từ tệp excel nằm ở từng phân hệ ở mục “Tiện ích”
Ví dụ ở phân hệ bán hàng sẽ thực hiện tai menu: Bán hàng\Tiện ích\Nhập chứng từ từ Excel. Sau khi chọn menu thực hiện, chương trình sẽ hiện lên danh sách các chứng từ có thể import số liệu vào phần mềm từ tệp excel.
Dịch chuyển con trỏ đến danh mục/số dư cần import số liệu và thực hiện các thao tác:
Các thao tác này được hướng dẫn cụ thể ở bên dưới. |
2. Lấy tệp mẫu (F3) |
|
Dịch chuyển con trỏ đến chứng từ cần import số liệu và nhấn “Lấy tệp mẫu”.
Chương trình hiện bảng cho phép đặt tên tệp và chọn thư mục lưu trữ tệp.
Sau khi “Save”, mở tệp vừa tải và nhập các thông tin theo mẫu.
Dòng đầu tiên là các tên các trường thông tin và mã của trường đó trong cơ sở dữ liệu. Những trường được bôi đỏ là những trường bắt buộc phải nhập thông tin. Có thể xem tên tên tiếng Anh của cột khi rê chuột vào ô đó.
|
3. Nhập dữ liệu vào tệp mẫu |
|
Mở tệp mẫu và nhập từng dòng hoặc copy từ file excel có sẵn vào tệp mẫu.
|
4. Lấy dữ liệu (F4) |
|
Tại dòng chứng từ cần import số liệu bấm vào biểu tượng “Lấy dữ liệu” để lấy tệp dữ liệu đã nhập ở trên. Khi này, chương trình hiện lên màn hình để chọn tệp dữ liệu.
Dữ liệu cần chuyển Chương trình hiện lên tên của dòng hiện thời – chứng từ mà người dùng đang import dữ liệu. Tên tệp dữ liệu Gõ đường dẫn chứa file dữ liệu hoặc tìm bằng nút 3 chấm “…”.
Sau khi chọn đúng đường dẫn file, có thể xem trước file bằng nút “Xem dữ liệu”.
Sau khi nhấn vào nút xem, chương trình sẽ hiển thị màn hình chứng từ. Ví dụ import Hóa đơn bán hàng:
Hoặc có thể xem lại file excel tại nút “Xem file excel:
Bảng mã ký tự sử dụng 1 – Unicode, 2 – TCVN3. Có một số trường hợp thì mã ký tự sử dụng trong tệp excel vẫn đang dùng là mã TCVN3, khi này ta phải chỉ rõ bộ mã sử dụng này để phần mềm chuyển đổi sang mã ký tự unicode. Quyển c.từ Chọn đúng quyển chứng từ trên phần mềm để import những chứng từ từ excel vào. Xử lý c.từ khi trùng số Khi import chứng từ vào thì có thể xảy ra có những số chứng từ trong tệp excel trùng với số chứng từ đã có trong chương trình.
Sau khi khai báo xong, nhấn “Nhận”. Nếu các dữ liệu đưa vào đúng theo mẫu thì sau khi Import thành công, chương trình thông báo “Chương trình đã thực hiện xong”.
Lúc đó, các dữ liệu của người dùng đã được đưa vào chương trình. Có thể vào menu tương ứng để kiểm tra dữ liệu.
|
5. Một số thông báo kiểm tra số liệu khi Import |
|
Khi import số liệu, chương trình sẽ kiểm tra số liệu và nếu file dữ liệu bị nhập sai, thiếu thì chương trình sẽ đưa ra thông báo (tùy theo lỗi sai) ở dòng nào, ô nào. Người dùng dựa vào thông báo của chương trình để chỉnh sửa lại các dữ liệu trong excel, sau đó thực hiện lại thao tác “Lấy dữ liệu”. Có thể kết xuất danh sách lỗi ra excel để tiện xử lý. Một số thông báo kiểm tra số liệu
Chương trình không cho phép import đè dữ liệu đã khóa sổ.
2. Kiểm tra danh mục quyển chứng từ cho nhập liệu trùng số chứng từ hay không, lúc đó sẽ xử lý có/không nhập trùng số chứng từ Dựa vào khai báo ở danh mục quyển chứng từ và khai báo khi import từ excel, chương trình sẽ có/không import trùng số và hiển thị màn hình thông báo:
3. Hiển thị màn hình tổng hợp hết chi tiết lỗi Chương trình sẽ hiển thị tổng hợp tất cả các chi tiết lỗi, nội dung lỗi, cảnh báo lỗi chi tiết ở dòng nào, cột nào. Người sử dụng dễ dàng biết được lỗi ở đâu để sửa.
Kết xuất danh sách chi tiết lỗi ra excel Tại màn hình hiển thị tổng hợp hết chi tiết lỗi, nhấn vào nút “Kết xuất” trên thanh công cụ.
Chương trình sẽ kết xuất danh sách chi tiết lỗi ra excel.
Kết xuất dữ liệu gốc Tại màn hình hiển thị tổng hợp hết chi tiết lỗi thì nhấn vào nút “kết xuất dữ liệu gốc” trên thanh công cụ:
Chương trình sẽ hiển thị file excel dữ liệu, bôi vàng các ô bị lỗi và kèm theo nội dung lỗi ở từng ô:
Hủy bỏ số liệu đưa vào Sau khi đã hiển thị hết các thông báo lỗi, chương trình sẽ hiển thị thông báo:
và không import bất kỳ dòng số liệu, dù chỉ có 1 hoặc một số dòng số liệu bị lỗi chứ không phải tất cả các dòng. |
