Phần này trình bày hướng dẫn chung về in chứng từ trực tiếp từ phần mềm.
Để thuận tiện cho trình bày, một số hình ảnh minh họa sẽ lấy từ màn hình lập phiếu thu.
Trên màn lập chứng từ có biểu tượng 
Khi cần in chứng từ ta bấm vào biểu tượng hoặc bấm tổ hợp phím “Ctrl+P”.
Lưu ý: chứng từ phải được lưu sau khi nhập xong số liệu mới được in hoặc lọc chứng từ đã nhập ra trước đó để in. Khi đang nhập mới hoặc sửa chứng từ thì không được in.
1. Các lựa chọn khi in chứng từ |
|
Khi chọn chức năng in, chương trình hiển thị ra màn hình các lựa chọn trước khi in như sau:
Mẫu chứng từ Một loại chứng từ có thể có nhiều mẫu in khác nhau. Tiêu đề in Chương trình hiện tiêu đề của mẫu in và cho phép sửa. Sau khi nhập tiêu đề in mới thì nhấn nút xem và in sẽ theo tiêu đề vừa sửa. Lưu tiêu đề Khi có thay đổi tiêu đề in nếu không chọn “Lưu tiêu đề” thì tiêu đề vừa sửa không được lưu. Khi chọn mẫu in khác như mẫu ngoại tệ hoặc thoát màn hình vào lại thì chương trình không lưu tiêu đề vừa sửa. Chọn “Lưu tiêu đề” thì tiêu đề vừa sửa sẽ được lưu, không cần thực hiện các chức năng: In, Xem, Xuất pdf…mới lưu. Ngôn ngữ trên mẫu in Chương trình cho phép chọn ngôn ngữ cho chứng từ trước khi in. Thông thường sẽ có 3 loại: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Song ngữ.
Loại tiền Có 2 mẫu: mẫu chỉ thể hiện đồng tiền hạch toán và mẫu có thể hiện đồng tiền hạch toán và ngoại tệ.
Chọn máy in Chương trình hiện lên danh sách các máy in được kết nối với máy tính đang sử dụng.
Nếu máy in mong muốn không hiện lên qua ra phần quản lý máy in của windows để kiểm tra và bổ sung vào. Có thể do máy in chưa được bật hoặc chưa được kết nối với máy tính. Số liên Số liên sẽ in ra. Người lập phiếu Chương trình sẽ ngầm định lấy lên tên người lập phiếu là tên của người sử dụng khi đăng nhập vào chương trình nếu có đánh dấu tích vào “[ ] Sử dụng tên NSD làm tên người lập phiếu khi in chứng từ” khi khai báo menu “Khai báo NSD và phân quyền”. Hoặc người sử dụng tự nhập tại màn hình trước khi in. Các thông tin này được hiển thị tại màn hình trước khi in và cho phép sửa. Đối với các mẫu in liên tục, chương trình xử lý:
Ví dụ: màn hình in phiếu xuất kho:
Ngày ký Dựa vào tùy chọn khai báo “ngày ký” để lấy lên ngày ký khi in chứng từ. Khai báo tùy chọn ngày ký cho từng màn hình nhập liệu tại menu “Hệ thống/Màn hình giao dịch” hoặc tại nút “Khai báo c.từ” trên thanh công cụ của màn hình nhập liệu. Chức năng này có các tùy chọn sau:
0 – Để trắng, điền tay 1 – Theo ngày lập phiếu 2 – Theo ngày hạch toán 3 – Theo ngày hệ thống Các thông tin này được hiển thị tại màn hình trước khi in và cho phép sửa. Đối với các mẫu in liên tục, nếu khai báo tùy chọn là “0 – Để trắng, điền tay” thì chương trình sẽ sử dụng “Ngày ký” được nhập tại màn hình trước khi in để in cho tất cả các phiếu. Ví dụ: màn hình in phiếu xuất kho:
Họ và tên người giao dịch: Màn hình nhập liệu của các chứng từ cho phép cập nhật thông tin người giao dịch để lấy lên mẫu in:
Các thông tin này được hiển thị tại màn hình trước khi in và cho phép sửa. Ví dụ: màn hình in phiếu xuất kho:
Họ và tên thủ kho: Khi in chứng từ nhập xuất kho, họ và tên thủ kho sẽ hiện lên chứng từ dựa vào danh mục kho nếu có khai báo thông tin này tại menu “Danh mục kho”. Nếu không khai báo tại menu này thì họ và tên thủ kho sẽ lấy dựa theo “Tham số hệ thống” số thứ tự: 750 và 755. Các thông tin này được hiển thị tại màn hình trước khi in và cho phép sửa. Đối với các mẫu in liên tục,
Ví dụ: tại màn hình phiếu xuất kho:
Họ và tên thủ quỹ: Khi in chứng từ thu/chi tiền ngân hàng, tiền mặt thì họ và tên thủ quỹ sẽ hiện lên chứng từ dựa vào menu “Khai báo thông tin theo ĐVCS”. Nếu không khai báo tại menu này thì sẽ lấy dựa theo “Tham số hệ thống” số thứ tự: 410 và 415. Ví dụ: Mẫu in phiếu thu:
|
2. Các chức năng “In” |
| Xem
Xem trước khi in.
Xem liên tục Xem lần lượt toàn bộ các chứng từ trước khi in hiện đang có ở màn hình nhập chứng từ (vừa được nhập mới hoặc được lọc ra khi sử dụng chức năng “Tìm” trên thanh công cụ ở màn hình nhập chứng từ). In In chứng từ trực tiếp ra máy in. Xuất PDF với chữ ký số Xuất file chứng từ dưới dạng pdf có chữ ký số trên chứng từ. Dòng thông tin này được hiện lên bên dưới cùng của file chứng từ.
In liên tục nhiều chứng từ Khi này chương trình sẽ in lần lượt toàn bộ các chứng từ hiện đang có ở màn hình nhập chứng từ (vừa được nhập mới hoặc được lọc ra khi sử dụng chức năng “Tìm” trên thanh công cụ ở màn hình nhập chứng từ).
Xuất PDF liên tục Xuất toàn bộ các chứng từ đã được lọc dưới dạng pdf (tương tự như in liên tục).
|
3. Lần in khi hóa đơn bán hàng |
|
Trường hợp sử dụng chức năng quản lý hóa đơn trong phần mềm thì chương trình sẽ quản lý số lần in hóa đơn.
Và sau khi in chương trình sẽ tính số lần in đối với từng hóa đơn cụ thể, tránh trường hợp 1 hóa đơn được in nhiều lần. Sau khi in lần đầu, những lần sau khi in chương trình sẽ hiện đề là “Bản sao” lên trên hóa đơn và chương trình sẽ hiển thị thông báo:
|
4. Phân quyền chức năng in chứng từ |
| Để được in chứng từ, người sử dụng phải được phân các quyền. Phân quyền chức năng in được khai báo ở chức năng “Hệ thống/Quản lý NSD” (quản lý người sử dụng). |
5. Khai báo thông tin, thêm bớt mẫu chứng từ |
|
Chương trình cho phép người sử dụng có thể khai báo thông tin, thêm bớt mẫu chứng từ. Tại màn hình danh sách các mẫu chứng chứng từ bấm vào nút “Sửa mẫu”:
Chương trình sẽ hiện lên danh sách các mẫu chứng từ:
Khi bấm và nút “Sửa” chương trình sẽ hiện lên màn hình để chỉnh sửa các thông tin về mẫu chứng từ.
Ta có thể chỉnh sửa các thông tin:
Để sửa mẫu in thì kích đúp (double click) ở dòng mẫu chứng từ hiện thời. ThêmThêm một mẫu chứng từ mới. Xóa khỏi danh sách mẫu chứng từ. |
