Hướng dẫn các thao tác chung khi lập báo cáo

1. Nhập điều kiện lọc

Sau khi chọn báo cáo từ menu thì chương trình sẽ hiển thị màn hình nhập điều kiện lọc số liệu. Ví dụ như màn hình bên dưới:

Màn hình điều kiện lọc có 2 phần

1. 1. Điều kiện lọc “đơn giản” – phần khung đỏ bên trên.
   2. Điều kiện lọc nâng cao – phần khung đỏ bên dưới.

2. Một số tiện ích khi thao tác với bảng số liệu kết quả báo cáo

Sau khi nhập xong điều kiện lọc, bấm “Nhận” chương trình sẽ thực hiện lên bảng số liệu báo cáo:

Các chức năng trên thanh công cụ

Chương trình cho phép thực hiện các thao tác (chức năng) với bảng kết quả đưa ra.

Tính toán lại số liệu, mà không phải thoát ra và mở lại menu, nếu như từ khi đưa ra kết quả cho đến thời điểm hiện tại thì số liệu có thể đã thay đổi, ai đó đã nhập thêm số liệu. Giống như F5/Refresh khi ta lướt web.

Chương trình sẽ hiện ra màn hình điều kiện lọc để có thể lọc theo điều kiện mới mà không phải thoát khỏi màn hình, mở lại menu. Chương trình đưa lại màn hình đ/k lọc ban đầu để người sử dụng có thể thay đổi đ/k lọc, lên số liệu với đ/k lọc mới. Chức năng này chỉ có ở một số báo cáo.

Nếu ở dòng hiện thời của báo cáo là số liệu giao dịch (chứng từ) thì bấm vào đây ta sẽ xem được màn hình giao dịch/chứng từ gốc. Đây gọi là chức năng truy ngược số liệu (drill-down).

Xem số liệu chi tiết đối với một dòng số liệu tổng hợp (drill-down).

Chức năng này chỉ có ở một số báo cáo.
Chương trình cho phép chọn thêm/bớt, di chuyển các cột thể hiện trên màn hình.
Xem hướng dẫn chi tiết ở phần dưới.

Chức năng này chỉ có ở một số báo cáo.
Chương trình cho phép chọn mẫu bảng thể hiện số liệu trên màn hình (chọn cột).

Cách tạo mẫu hiển thị bảng số liệu xem hướng dẫn bên dưới.

In báo cáo ra giấy hoặc tệp pdf.
Khi chọn chức năng này, chương trình sẽ hiện lên màn hình lựa chọn mẫu báo cáo để in ra giấy hoặc ra file pdf.

Trước khi chương trình cho phép lựa chọn mẫu tiếng Việt hoặc tiếng Anh, in mẫu chỉ có đồng tiền hạch toán hay cả nguyên tệ, và chọn máy in/file để in.

In

In báo cáo trực tiếp ra máy in hoặc ra file (chọn ở mục máy in và file).

Xem

Chương trình sẽ hiện lên báo cáo ở dạng xem trước/Preview.
Có thể thay đổi font chữ trước khi in, xuất ra file…
Ta có thể xuất báo cáo này ra các file như pdf, excel…
Gửi file báo cáo qua email.

Xuất PDF với chữ ký số

Lưu file báo cáo dưới dạng pdf có chữ ký số trên báo cáo.

Sửa mẫu

Chương trình cho phép người sử dụng có thể ẩn/thêm/sửa/xóa mẫu báo cáo.
Để chỉnh sửa thiết kế mẫu báo cáo thì nhấp đúp vào mẫu báo cáo cần sửa.

Xuất số liệu ra Excel theo khuôn mẫu bảng số liệu trên màn hình.
Để xuất ra excel theo mẫu mong muốn thì trước khi xuất ra Excel ta có thể sắp xếp lại thứ tự các cột số liệu, thay đổi độ rộng của các cột hoặc ẩn các cột số liệu để có thể lên một tệp excel với mẫu theo như trình bày trên màn hình.

3. Lọc, nhóm số liệu kết quả báo cáo

Hướng dẫn chi tiết xem tại đây “ Hướng dẫn một số thao tác với bảng số liệu ”.

4. Khai báo tùy biến các cột trên bảng số liệu và lưu mẫu hiển thị

Chương trình cho phép khai báo các cột số liệu và thứ tự sắp xếp các cột cũng như độ rộng của từng cột và thứ tự sắp xếp hiển thị trên màn hình kết quả.

Chức năng này chỉ có ở một số báo cáo.

Tại màn hình Bảng số liệu báo cáo, nhấn nút 

trên thanh công cụ để khai báo.

Màn hình chọn cột hiển thị.

Sử dụng các nút “sang trái”, “sang phải” để khai báo trường hiển thị. Chọn trường ở Danh sách toàn bộ trường, sau đó nhấn nút “Sang trái” để trường được hiển thị lên kết quả báo cáo và ngược lại để xóa hiển thị.
Sử dụng các nút di chuyển “lên”, “lên đầu”, “xuống”, “xuống cuối” để sắp xếp các trường khi lên màn hình kết quả.

Với một số đối tượng như Vật tư, Khách hàng, Dự án… thì ngoài mã, tên thì còn có các thông tin quan trọng như phân nhóm 1, 2, 3…
Tại màn hình tab “Chọn trường” nhấn nút “Chi tiết” thì màn hình chọn trường cho chi tiết hiển thị.

Ở màn hình này người sử dụng có thể thay đổi “hiển thị/không hiển thị” các trường chi tiết khi lên báo cáo.

Di chuyển chuột vào đường kẻ ranh giới giữa 2 cột tiêu đề tới khi trỏ chuột chuyển thành mũi tên 2 chiều, thì nhấn giữ chuột kéo sang phải để tăng độ rộng cột, hoặc kéo sang trái để giảm độ rộng cột.
Di chuyển chuột vào cột cần thay đổi vị trí sắp xếp các cột, click chuột và giữ kéo đến vị trí muốn thay đổi.

Nhóm các số liệu theo một trường bất kỳ nào đó. Ta click chuột vào ô tiêu đề và giữ chuột kéo vào ô có dòng chữ “kéo một trường vào đây để nhóm theo trường đó”.

Ví dụ, tại báo cáo tổng hợp bán hàng ta kéo cột “Nhóm vật tư” lên phía trên để nhóm thì được kết quả:

Sau khi điều chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu thì thực hiện thao tác lưu để sử dụng cho lần lên báo cáo khác (nếu muốn).
Để lưu mẫu báo cáo thì sau khi điều chỉnh nhấn vào biểu tượng “Mẫu” trên thanh công cụ rồi bấm nút “Lưu mẫu”. Màn hình lưu mẫu hiển thị:

Sửa lại tên mẫu, sau đó bấm “Nhận” để lưu.
Nếu muốn sử dụng mẫu báo cáo này thì tại tab “Danh sách mẫu” chọn mẫu và nhấn nút “Tải mẫu”.

5. Khai báo về trình bày khi in báo cáo

Khi in các báo cáo (ra giấy, ra tệp pdf, xuất ra file excel…) có thể khai báo các tham số liên quan đến trình bày báo cáo tại menu “Hệ thống\Tham số hệ thống” tại tab “Báo cáo”.