Giới thiệu chung về sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ

1. Giới thiệu chung

Các chứng từ gốc cùng loại được tập hợp vào các bảng kê, tổng hợp số phát sinh theo tài khoản và tổng số phát sinh rồi đăng ký chứng từ ghi sổ, lập chứng từ ghi sổ.

Sổ cái được lên từ các chứng từ ghi sổ.

Khi nào thì chọn hình thức sổ sách chứng từ ghi sổ?

Lưu ý: Nội dung ở mục này chỉ là suy luận, có thể không đúng.

Hình thức chứng từ ghi sổ khi làm kế toán thủ công, chưa áp dụng phần mềm kế toán có lẽ được áp dụng cho các hoạt động kinh doanh với nhiều nhóm (đội, cửa hàng) hoạt động tương đối độc lập trên vùng địa lý trải rộng, ví dụ:

• Các đội xây dựng
• Các hợp đồng độc lập, kéo dài
• Các cửa hàng bán lẻ
• Các xưởng sản xuất…

Khi này các chứng từ cùng loại thường được tập hợp theo đợt (ngày, tuần, tháng), theo từng dự án, công trình, đội xây dựng, cửa hàng đem về công ty để hạch toán. Các chứng từ gốc cùng loại này được tập hợp kèm theo một bảng kê.

Từng bảng kê kèm chứng từ gốc này sẽ là cơ sở để đăng ký vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” và lập ra “Chứng từ ghi sổ” – chứng từ “trung gian” này (không phải chứng từ gốc) được sử dụng để ghi vào sổ sách kế toán. Và từ đó lên sổ cái và các báo cáo tài chính.

Như vậy kế toán tại “văn phòng công ty” chỉ ghi số tổng hợp của từng bảng kê, vào sổ kế toán, không phải mất thời ghi vào sổ kế toán toàn bộ các chứng từ gốc. Việc kẹp chứng từ gốc như vậy và việc ghi chép như vậy cũng thuận tiện, đúng như quy trình trên thực tế, cho việc tra cứu chứng từ gốc.

Việc ghi chép theo hình thức ctgs cũng giúp cho việc cho sổ cái được ngắn gọn, không nhiều chứng từ chi tiết, đặc biệt là những chứng từ cùng loại, lặp lại giống nhau.

Như trên sơ đồ ghi chép ở trên thì từ các chứng từ gốc thì vẫn phải ghi vào các sổ chi tiết tương ứng.

Với việc áp dụng phần mềm kế toán thì để lên được cả sổ cái và cả các sổ/thẻ chi tiết trên phần mềm thì các chứng từ gốc đều phải nhập vào phần mềm. Vì vậy lợi ích ở đây chỉ là rút gọn được sổ cái, không quá nhiều chứng từ chi tiết lặp lại.

2. Các bước thực hiện trên phần mềm

1. Ban đầu: Khai báo áp dụng hình thức sổ sách chứng từ ghi sổ.
2. Hàng ngày: Cập nhật các chứng từ phát sinh.
3. Cuối kỳ: Đăng ký chứng ghi sổ và lên sổ sách, báo cáo.

Khi đăng ký chứng từ ghi sổ thì thực hiện: 

1. Khai báo chứng từ ghi sổ
2. Đăng ký chứng từ ghi sổ
3. Kiểm tra chứng từ ghi sổ.

Các báo cáo (sổ sách) trong phần mềm về chứng từ ghi sổ gồm có:

1. Bảng kê chứng từ gốc cùng loại – theo cột
2. Bảng kê chứng từ gốc cùng loại – theo cặp tk
3. Bảng kê chứng từ của một tk kiêm CTGS
4. Chứng từ ghi sổ
5. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
6. Sổ cái của một tài khoản
7. Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tk).

3. Khai báo tham số chọn hình thức sổ sách chứng từ ghi sổ

Chọn giá trị bằng 2.

Sau đó phải thoát khỏi chương trình và vào lại. Khi này chương trình ở mục “Sổ sách kế toán” mới hiển thị các chức năng và sổ sách theo hình thức ghi sổ.