Giới thiệu chung về phân hệ bán hàng và công nợ phải thu

Mục lục

Ngày đăng: 18/03/2021 – Ngày cập nhật: 27/03/2023

1. Giới thiệu chung

Quản lý bán hàng và công nợ phải thu được thực hiện tại phân hệ “Bán hàng”.

Chương trình cho phép thực hiện chu trình bán hàng từ bước lập đơn hàng đến xuất hàng, phát hành hóa đơn và thu tiền, giúp cho việc tiếp nhận đơn hàng đầy đủ, giao hàng đúng hạn và xuất hóa đơn, thu tiền kịp thời.

Hóa đơn sau khi được nhập được kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử để phát hành.

Chương trình cung cấp các báo cáo bán hàng và công nợ phải thu đa dạng, hỗ trợ phân tích bán hàng như nhóm hàng bán chạy, mặt hàng lãi cao, các khách hàng thường xuyên, khách hàng thanh toán đúng hạn… từ đó hỗ trợ việc đưa ra phương án bán hàng tốt hơn, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận.

2. Các bước thực hiện quản lý bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm

Các bước triển khai thực hiện trên phần mềm như sau:

1. Khai báo các tham số hệ thống

2. Khai báo các danh mục

3. Nhập các số dư ban đầu

4. Thực hiện các giao dịch

5. Tra cứu số liệu và lập các báo cáo theo yêu cầu

6. Kết chuyển số dư sang năm sau.

2.1. Bước 1. Khai báo các tham số hệ thống

Tham số hệ thống được khai báo bên phân hệ “Hệ thống” tại chức năng: Tham số hệ thống

2.2. Bước 2. Khai báo các danh mục

Các danh mục của phân hệ “Bán hàng” cần khai báo gồm có:

1. Danh mục khách hàng
2. Danh mục phân nhóm khách hàng
3. Danh mục điều khoản thanh toán
4. Danh mục nhân viên bán hàng
5. Danh mục thuế suất thuế GTGT đầu ra
6. Danh mục nhóm thuế suất thuế GTGT đầu ra
7. Danh mục giá bán
8. Danh mục loại hàng khuyến mại.

Khi mới sử dụng chương trình thì có thể thực hiện nhập/import các danh mục từ excel tại menu:

Nhập danh mục và số dư ban đầu từ excel.

2.3. Bước 3. Nhập các số dư ban đầu

Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì cần vào các số dư ban đầu sau:

1. Vào số dư ban đầu của các khách hàng
2. Vào số dư ban đầu của các hóa đơn
3. Vào số dư ban đầu nhận trước tiền hàng.

Khi mới sử dụng chương trình thì có thể thực hiện nhập/import các số dư ban đầu từ excel tại menu:

Nhập danh mục và số dư ban đầu từ excel.

Các số dư ban đầu chỉ phải nhập 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Hàng tháng không phải thực hiện thao tác kết chuyển số dư cuối tháng.

2.4. Bước 4. Thực hiện các giao dịch, lập các chứng từ

Khi có các nghiệp vụ phát sinh thì thực hiện các giao dịch/lập các chứng từ tại các chức năng sau:

1. Lập đơn hàng, hợp đồng bán
2. Khai báo trạng thái đơn hàng
3. Xuất bán
4. Lập hoá đơn bán hàng
5. Nhập hàng bán bị trả lại
6. Lập hoá đơn điều chỉnh giảm thuế và doanh thu hàng bán
7. Lập hóa đơn điều chỉnh tăng thuế và doanh thu hàng bán
8. Lập hóa đơn dịch vụ
9. Nhập dịch vụ bị trả lại
10. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm thuế và doanh thu dịch vụ
11. Lập hóa đơn điều chỉnh tăng thuế và doanh thu dịch vụ
12. Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử
13. Nhận tiền khách hàng thanh toán (tiền mặt, tiền gửi)
14. Lập các chứng từ phải thu khác, chứng từ bù trừ công nợ
15. Phân bổ tiền đã thu cho các hóa đơn.

Chương trình cho phép nhập/import chứng từ từ excel tại menu:

Nhập chứng từ từ Excel.

Về mặt nghiệp vụ, chương trình cho phép giải quyết hầu hết các trường hợp thường gặp:

1. Bán hàng theo đơn hàng
2. Bán hàng có khuyến mại
3. Bán hàng có chiết khấu
4. Bán hàng thông qua đại lý
5. Bán hàng xuất khẩu…

Chương trình cũng cho phép xử lý hầu hết các tình huống hay xảy ra:

1. Nhập hàng bán, dịch vụ bị trả lại
2. Lập hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm thuế và doanh thu
3. Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
4. Hủy hóa đơn
5. Hủy hóa đơn và lập hóa đơn thay thế.

Đối với việc thu tiền và điều chỉnh công nợ theo hóa đơn, chương trình cho phép:

1. Thu tiền trực tiếp theo hóa đơn
2. Phân bổ tiền thu cho các hóa đơn
3. Lập chứng từ điều chỉnh, bù trừ công nợ và phân bổ cho các hóa đơn.

2.5. Bước 5. Tra cứu số liệu và lập các báo cáo theo yêu cầu

Báo cáo trong phần mềm rất đa dạng và được phân thành các nhóm báo cáo sau:

1. Báo cáo bán hàng (theo mặt hàng)

2. Báo cáo bán hàng theo tài khoản

3. Báo cáo công nợ khách hàng

4. Báo cáo công nợ hóa đơn

5. Báo cáo đơn hàng.

Mỗi nhóm báo cáo gồm nhiều báo cáo chi tiết, tổng hợp và phân tích theo nhiều chiều.

2.6. Bước 6. Kết chuyển số dư sang năm sau

Sau khi chốt số liệu năm sẽ thực hiện kết chuyển số dư sang năm sau. Số dư công nợ của các khách hàng và của các đối tượng phải thu khác được thực hiện đồng thời khi thực hiện kết chuyển số dư tài khoản sang năm sau tại phân hệ “Tổng hợp” ở menu:

“Số dư tài khoản\Kết chuyển số dư sang năm sau”.

Số dư công nợ hóa đơn, các khoản thu trước tiền hàng từ khách hàng không phải thực hiện kết chuyển sang năm sau.

Bài viết này hữu ích chứ?

Yes No

Tổng đài tư vấn

Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi

LIÊN HỆ