Các tiện ích khi xem, in và kết xuất số liệu báo cáo

2.1. Điều chỉnh độ rộng và vị trí các cột

Trong trường hợp khi xem báo cáo người sử dụng muốn sắp xếp báo cáo theo mức độ ưu tiên các cột khác với mẫu chuẩn của chương trình thì có thể di chuyển vị trí cũng như độ rộng của các cột. Các thao tác thực hiện:

• Di chuyển vị trí các cột: di chuyển chuột vào cột cần thay đổi vị trí sắp xếp, click chuột và giữ kéo đến vị trí muốn thay đổi.
• Thay đổi độ rộng của trường: di chuyển chuột vào đường kẻ ranh giới giữa 2 cột tiêu đề tới khi trỏ chuột chuyển thành mũi tên 2 chiều, thì nhấn giữ chuột kéo sang phải để tăng độ rộng cột, hoặc kéo sang trái để giảm độ rộng cột.

Ví dụ: khi xem Báo cáo tổng hợp bán hàng chỉnh sửa cột Tổng tiền tt.

2.2. Chọn cột hiển thị trên báo cáo

Chức năng này cho phép khai báo các cột số liệu và thứ tự sắp xếp các cột cũng như độ rộng của từng cột và thứ tự sắp xếp hiển thị trên màn hình kết quả. Các thao tác thực hiện:

• Menu thực hiện: chỉ có ở một số báo cáo.
• Nhấn nút Chọn cột trên thanh công cụ để khai báo, màn hình chọn cột hiển thị.
• Sử dụng các nút “sang trái”, “sang phải” để khai báo trường hiển thị. Chọn trường ở Danh sách toàn bộ trường, sau đó nhấn nút “Sang trái” để trường được hiển thị lên kết quả báo cáo và ngược lại để xóa hiển thị.
• Sử dụng các nút di chuyển “lên”, “lên đầu”, “xuống”, “xuống cuối” để sắp xếp các trường khi lên màn hình kết quả.

Ví dụ: Báo cáo Tổng hợp hàng xuất nhóm theo nhiều đối tượng, nhấn nút Chọn cột.

Màn hình chọn cột hiển thị, sử dụng các nút “sang trái”, “sang phải” để khai báo trường hiển thị, hoặc có thể sử dụng các nút di chuyển “lên”, “lên đầu”, “xuống”, “xuống cuối” để sắp xếp lại các trường trên màn hình báo cáo.

2.3. Lưu mẫu báo cáo đã chình sửa

Sau khi điều chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu thì thực hiện thao tác lưu để sử dụng cho lần lên báo cáo khác (nếu muốn). Các thao tác thực hiện:

• Chỉnh sửa mẫu báo cáo, sau khi điều chỉnh mẫu thì nhấn vào nút Lưu mẫu để sử dụng cho lần báo cáo khác.

Ví dụ: chỉnh sửa mẫu báo cáo tổng hợp bán hàng thuần (tiền hàng, tiền thuế).

Để lưu mẫu báo cáo thì sau khi điều chỉnh nhấn vào biểu tượng “Mẫu” trên thanh công cụ rồi bấm nút “Lưu mẫu”. Màn hình lưu mẫu hiển thị:

Sửa lại tên mẫu, sau đó bấm “Nhận” để lưu.

Xem thêm hướng dẫn tại

2.4. Chọn mẫu báo cáo đã tạo lưu trước đó

Tùy vào từng loại báo cáo, chương trình có các mẫu (template) có thể ẩn/hiện các trường không cần/cần sử dụng, người dùng có thể chọn mẫu bảng hoặc chỉnh sửa mẫu bảng thể hiện số liệu trên màn hình theo nhu cầu.

Chức năng này chỉ có ở một số báo cáo.

Các thao tác thực hiện: nhấn vào nút Mẫu trên thanh công cụ, chọn mẫu sau đó nhấn vào nút Tải mẫu.

Ví dụ: Chọn mẫu báo cáo tổng hợp bán hàng thuần (tiền hàng, tiền thuế) cho màn hình báo cáo tổng hợp hàng bán.

Sau khi chọn được mẫu, nhấn nút Tải mẫu, chương trình hiển thị trên màn hình báo cáo theo mẫu đã chọn.

Ta có thể chỉnh sửa lại và lưu lại mẫu vừa tải xem.

3.1. Làm mới số liệu báo cáo

 Tính toán lại số liệu mà không phải thoát ra và mở lại menu, nếu như từ khi đưa ra kết quả cho đến thời điểm hiện tại thì số liệu có thể đã thay đổi, ai đó đã nhập thêm số liệu. Giống như F5/Refresh khi ta lướt web.

Các thao tác thực hiện: nhấn vào nút Làm mới hoặc dùng phím F5.

Ví dụ: 2 user A và B cùng đăng nhập trên phần mềm FA11. User A đang xem báo cáo Bảng kê phiếu nhập – 2 màn hình trong tháng 11.

User B nhập liệu thêm 1 phiếu nhập mua vào ngày cuối tháng 30/11. Khi này, user A có thể nhấn nút Làm mới để xem báo cáo, không cần phải tắt menu rồi vào lại.

3.2. Lọc lại số liệu ngay tại màn hình xem báo cáo

 Chương trình sẽ hiện ra màn hình điều kiện lọc để có thể lọc theo điều kiện mới mà không phải thoát khỏi màn hình, mở lại menu. Chương trình đưa lại màn hình đ/k lọc ban đầu để người sử dụng có thể thay đổi đ/k lọc, lên số liệu với đ/k lọc mới.

Các thao tác thực hiện:

• Nhấn vào nút Màn hình lọc trên thanh công cụ
• Nhập điều kiện lọc mới.

Ví dụ: Đang xem báo cáo Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư HH001 tháng 11/2020, sau đó muốn xem tiếp thẻ kho của vật tư HH002 thì nhấn vào nút Màn hình lọc, chương trình sẽ hiện màn hình lọc như ban đầu. Nhập điều kiện lọc mới với mã vật tư là HH002.

Sau đó nhấn Nhận, chương trình sẽ lọc tìm và hiển thị báo cáo số liệu phát sinh trong tháng 11/2020 của mã vật tư HH002.

3.3. Xem chứng từ gốc và thông tin danh mục từ màn hình báo cáo

Chương trình có hỗ trợ chức năng xem số liệu gốc (chứng từ, danh mục) khi xem báo cáo.

Nếu ở dòng hiện thời của báo cáo là số liệu giao dịch (chứng từ) thì bấm vào đây ta sẽ xem được màn hình giao dịch/chứng từ gốc.

Tương tự có thể bấm xem được các màn hình danh mục như danh mục mã khách, ncc, danh mục vật tư, hàng hóa, danh mục tài khoản, danh mục mã dự án…

Các thao tác thực hiện: chọn chứng từ hoặc mã danh mục cần xem, nhấn vào nút Xem trên thanh công cụ hoặc nhấn vào số chứng từ, mã danh mục đó, chương trình sẽ hiện lên màn hình tương ứng.

Ví dụ 1: Đang xem báo cáo Bảng kê chứng từ tháng 11, muốn xem phiếu nhập mua hàng có số c.từ là PN013/SX2 thì ta nhấn vào số c.từ đó.

Chương trình sẽ hiển thị màn hình phiếu nhập mua.

Ví dụ 2: Đang xem báo cáo Bảng kê chứng từ tháng 11, muốn xem lại thông tin của mã khách KH10 thì ta nhấn vào mã danh mục đó.

Chương trình sẽ hiển thị màn hình xem thông tin khách hàng này.

3.4. Xem số liệu chi tiết đối với các báo cáo tổng hợp (drill – down)

Đối với các báo cáo tổng hợp số liệu theo từng mã danh mục, có thể xem số liệu chi tiết theo từng mã danh mục (dòng) số liệu tổng hợp.

Các thao tác thực hiện:

• Chọn đối tượng cần xem chi tiết ( ví dụ mã vật tư…)
• Nhấn vào nút Chi tiết trên thanh công cụ.

Ví dụ: xem báo cáo Tổng hợp NXT trong tháng 11/2020, màn hình báo cáo thể hiện số liệu tổng hợp theo từng mã vật tư. Để xem cụ thể các chứng từ nhập xuất trong tháng của mã HH001 ta chọn dòng số liệu của mã này và nhấn nút Chi tiết trên thanh công cụ.

Sau khi nhấn nút Chi tiết, chương trình sẽ hiện lên màn hình chi tiết phát sinh của mã HH001.

3.5. Tính toán với cột số liệu trên báo cáo

Đối với các cột là trường số thì có thể thực hiện các phép tính toán số liệu ở các cột tại ô tổng cộng.

Các thao tác thực hiện:

• Nhấn vào biểu tượng  ở bên phải ô tiêu đề của cột. Đánh dấu [v] vào phép tính muốn tính. Sau đó nhấn  bên dưới để chương trình thực hiện tính toán, nếu muốn hủy bỏ tính toán thì nhấn vào  để hủy.

Chương trình cho phép thực hiện nhiều phép toán cùng lúc.Có các phép tính sau:

• “Average”: hiển thị giá trị trung bình cộng của tất cả các dòng.
• “Count”: đếm số dòng dữ liệu.
• “Maximum”: giá trị lớn nhất của các dòng dữ liệu.
• “Minimum”: giá trị bé nhất của các dòng dữ liệu.
• “Sum”: tổng giá trị tất cả các dòng cộng lại.

Ví dụ: Thực hiện nhiều phép toán trên Báo cáo tổng hợp bán hàng.

3.6. Sắp xếp bảng dữ liệu

Chương trình cho phép tự động sắp xếp số liệu theo thứ tự tăng/giảm so với thứ tự ban đầu của cột khi click chuột vào tiêu đề của cột đó.

Các thao tác thực hiện: click chuột vào tiêu đề của cột cần sắp xếp.

Ví dụ: Sắp xếp theo chiều tăng dần cột số lượng của báo cáo Tổng hợp hàng nhập mua.

3.7. Nhóm số liệu kết quả báo cáo

Trường hợp khi xem báo cáo và muốn xem số liệu theo một trường bất kỳ thì có thể nhóm số liệu theo trường đó tại màn hình báo cáo.

Các thao tác thực hiện:

• Click chuột vào ô tiêu đề và giữ chuột kéo vào ô có dòng chữ “Kéo một trường vào đây để nhóm theo trường đó”.
• Có thể kéo thêm các trường khác để nhóm các dòng số liệu bên một nhóm khác (nhóm nhiều cấp).
• Sau khi đã nhóm số liệu, nếu muốn bỏ nhóm thì click và giữ chuột vào trường tại vùng nhóm số liệu rồi kéo thả xuống dưới grid thì được kết quả số liệu báo cáo hiển thị như ban đầu.

Ví dụ: tại báo cáo tổng hợp bán hàng nhóm theo nhiều đối tượng ta kéo cột “Mã khách” và cột “NVBH” lên phía trên để nhóm thì được kết quả:

Nếu muốn bỏ nhóm số liệu theo “Mã khách” đã tạo, click và giữ chuột vào trường “Mã khách” tại vùng nhóm số liệu, sau đó kéo xuống dưới grid thì được kết quả số liệu báo cáo hiển thị như ban đầu:

4.1. Xem các báo cáo liên quan tại màn hình lập chứng từ

Cho phép xem những báo cáo liên quan đến chứng từ đang nhập. Ta có thể chọn xem báo cáo ngay tại màn hình lập chứng từ mà không phải quay ra menu chính để chọn.

Các thao tác thực hiện:

• Menu thực hiện: Tại màn hình lập chứng từ
• Nhấn vào biểu tượng  trên thanh công cụ, sau đó nhấn vào báo cáo cần xem.

Ví dụ: Khi lập xong hóa đơn bán hàng, muốn xem chứng từ này đã lên báo cáo Bảng kê hóa đơn bán hàng – 2 màn hình chưa, thì có thể xem nhanh bằng cách nhấn vào biểu tượng 

trên thanh công cụ mà không cần phải quay sang màn hình báo cáo.

4.2. Khai báo phân nhóm đối tượng để hỗ trợ khi xem báo cáo quản trị, phân tích số liệu

Một số đối tượng như khách hàng, vật tư, dự án… có 3 trường để phân nhóm. Dùng để theo dõi, phân nhóm số liệu khi lên báo cáo thống kê, phân tích.

Ví dụ: phân nhóm khách hàng, ncc có thể dùng trường nhóm 1 để phân loại theo địa lý (miền bắc, miền trung hay miền nam), trường thứ 2 theo mô hình kinh doanh (đại lý bán buôn hay là đại lý bán lẻ), trường nhóm 3 theo quy mô (lớn hay nhỏ).

Các thao tác thực hiện:

• Menu thực hiện:
  • Bán hàng/Danh mục khách hàng, ncc
  • Tồn kho/Danh mục hàng hóa, vật tư
  • Báo cáo chi phí theo khoản mục/Danh mục khoản mục phí
  • Dự án, công trình/Danh mục dự án, công trình.
• Tại trường phân nhóm 1, 2, 3 nhập mã nhóm tương ứng với mã danh mục được tạo.

Ví dụ: khai báo nhóm khách của mã khách hàng KH010 có nhóm khách 1 là MB (Miền Bắc), nhóm khách 2 là DL (Đại lý) và nhóm khách 3 là QML (Quy mô lớn).

Sau khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng trong tháng, người sử dụng có thể lọc bc “Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả khách hàng)” để xem công nợ KH phát sinh trong tháng 11/2020

Để xem công nợ KH theo nhóm từng khách, ví dụ như nhóm khách MB (Miền Bắc) người sử dụng có thể lọc lại bc này, tại điều kiện lọc nâng cao, trường Nhóm khách 1, nhập giá trị tại trường Giá trị 1 là MB.

Sau khi nhấn Nhận, chương trình sẽ hiển thị màn hình báo cáo với số liệu thỏa mãn điều kiện lọc ban đầu.

5.1. Khai báo về trình bày khi in báo cáo

Hỗ trợ lấy các thông tin được khai báo sẵn ngầm định lên các mẫu in của báo cáo như:

• Tên cty khi in báo cáo
• Địa chỉ cty khi in báo cáo
• Phông chữ khi in báo cáo
• Phông chữ tiêu đề khi in báo cáo
• …

Các thao tác thực hiện:

• Menu thực hiện: Hệ thống/Tham số hệ thống/Tab Báo cáo
• Khi in các báo cáo (ra giấy, ra tệp pdf, xuất ra file excel…) có thể khai báo các tham số liên quan đến trình bày báo cáo tại tab “Báo cáo”.

Ví dụ: khi in báo cáo Tổng hợp hàng nhập mua trong tháng 11/2020, các thông tin như tên công ty, địa chỉ công ty, phông chữ tiêu đề, phông chữ báo cáo… sẽ hiển thị trên mẫu in như đã khai báo.

5.2. In báo cáo

Hỗ trợ cho trường hợp người sử dụng muốn in hoặc kết xuất báo cáo để lưu trữ hoặc đối chiếu số liệu.

Các thao tác thực hiện:

• Nhấn vào nút In trên thanh công cụ hoặc dùng phím F7, hoặc tổ hợp phím Ctrl+F7.
• Khi chọn chức năng này, chương trình sẽ hiện lên màn hình lựa chọn mẫu báo cáo để in ra giấy hoặc ra file pdf.
• Cho phép lựa chọn mẫu tiếng Việt hoặc tiếng Anh, in mẫu chỉ có đồng tiền hạch toán hay cả nguyên tệ, và chọn máy in/file để in.

Ví dụ: khi in báo cáo Tổng hợp hàng nhập mua, chương trình hiển thị màn hình danh sách mẫu báo cáo để in.

Người dùng có thể tùy chọn các nút:

Tiêu đề in: Chương trình cho phép sửa đổi tên tiêu đề mẫu in báo cáo. Nhấp chuột vào trường tiêu đề, chỉnh sửa tên. Và muốn lưu sử dụng cho lần sau thì nhấn nút “Lưu tiêu đề” để lưu.

In: In báo cáo trực tiếp ra máy in hoặc ra file (chọn ở mục máy in và file).

Xem: Chương trình sẽ hiện lên báo cáo ở dạng xem trước/Preview. Có thể thay đổi font chữ trước khi in, xuất báo cáo này ra các file như pdf, excel hoặc gửi file báo cáo qua email.

Xuất PDF với chữ ký số: Lưu file báo cáo dưới dạng pdf có chữ ký số trên báo cáo.

Sửa mẫu: Chương trình cho phép người sử dụng có thể ẩn/thêm/sửa/xóa mẫu in báo cáo.

Để chỉnh sửa thiết kế mẫu in báo cáo thì nhấp đúp vào mẫu báo cáo cần sửa.

5.3. Kết xuất báo cáo sang excel, PDF

Xuất số liệu ra Excel theo khuôn mẫu bảng số liệu trên màn hình để lưu trữ hoặc đối chiếu số liệu.

Các thao tác thực hiện:

• Nhấn nút Kết xuất trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl +E
• Để xuất ra excel theo mẫu mong muốn thì trước khi xuất ra Excel ta có thể sắp xếp lại thứ tự các cột số liệu, thay đổi độ rộng của các cột hoặc ẩn các cột số liệu để có thể lên một tệp excel với mẫu theo như trình bày trên màn hình.

Ví dụ: kết xuất báo cáo Tổng hợp hàng nhập mua tháng 11/2020.

Màn hình hiển thị bảng lưu file, sau khi chọn tệp lưu trữ và tên file, chương trình sẽ thực hiện kết xuất.