1. Trang chủ
  2. Hướng dẫn chung
  3. Các thao tác và các tiện ích khi sử dụng
  4. Các tiện ích khi lập chứng từ nhập xuất
Searching...

Các tiện ích khi lập chứng từ nhập xuất

Mục lục
  •  
  •  
  •  
  •  
Lượt xem: 234

Ngày đăng: 05/03/2021 – Ngày cập nhật: 30/03/2023

1. Các tiện ích chung hỗ trợ khi lập chứng từ nhập – xuất hàng hóa, vật tư

1.1. Khai báo các ngầm định của danh mục vật tư, hàng hóa hỗ trợ lập chứng từ
1.1.1. Khai báo mã kho ngầm định
Trường hợp doanh nghiệp chỉ có duy nhất 1 kho thì chương trình tự lấy mã kho đó ra và không phải nhập (nhảy qua trường mã kho) khi lập phiếu nhập xuất kho. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều mã kho, chương trình cho phép khai báo 1 mã kho ngầm định sẵn tương ứng với mã vật tư khi nhập liệu tại các màn hình lập chứng từ. Nếu vật tư chỉ có nằm trong 1 kho duy nhất thì đánh dấu vào ô “Chỉ có ở kho này” để khi nhập liệu chương trình tự động điền mã kho đó và nhảy qua trường mã kho.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện: Tồn kho/ Danh mục hàng hóa, vật tư
  • Tab ngầm định, nhập mã kho ngầm định
  • Đánh dấu vào ô “Chỉ có ở kho này” nếu vật tư chỉ có mặt ở kho này.

Ví dụ: Khai báo hàng hóa Bàn phím cơ QR01 ngầm định mã kho là KHO01 và chỉ có ở kho này, khi bán hàng xuất hóa đơn, chương trình tự động lấy ra mã kho ngầm định.
1.1.2. Khai báo các tài khoản hạch toán ngầm định
Khi lập chứng từ để giảm bớt các thao tác nhập, giúp người dùng nhập liệu nhanh chương trình có cho phép khai báo ngầm định các tk doanh thu, tk giá vốn, tk chiết khấu, tk cp khuyến mại, tk hàng bán bị trả lại, tk giảm giá, tk cp nguyên vật liệu và tk cp dở dang tương ứng với mã hàng hóa, vật tư khi nhập liệu sẽ tự lấy ra tại màn hình chứng từ và nhảy qua các trường này.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện: Tồn kho/ Danh mục hàng hóa, vật tư
  • Tab ngầm định, nhập Tk theo các trường tương ứng.

Ví dụ: Khai báo hàng hóa Bàn phím cơ QR01 ngầm định tk doanh thu là 51111, tk giá vốn là 63211, khi bán hàng xuất hóa đơn, chương trình tự động lấy ra các tài khoản ngầm định này.
1.1.3. Khai báo mã thuế suất thuế gtgt ngầm định
Trong một số trường hợp một số mã hàng hóa, vật tư được mua/bán theo 1 mã thuế suất thuế gtgt nhất định, khi này để tránh nhầm lẫn với mã thuế suất khác cũng như giảm bớt thao tác nhập liệu, chương trình có cho phép khai báo ngầm định mã thuế suất gtgt tương ứng với mã hàng hóa, vật tư và có thể đánh dấu vào ô “Chỉ có mã t.suất này” để khi nhập liệu chương trình tự động điền mã thuế suất và nhảy qua trường mã thuế suất.

Các thao tác thực hiện

  • Menu thực hiện: Tồn kho/Danh mục hàng hóa, vật tư.
  • Tab ngầm định, nhập mã thuế suất gtgt ngầm định.
  • Có thể đánh dấu hoặc không đánh dấu vào ô “Chỉ có mã t.suất này”.

Ví dụ: Khai báo hàng hóa Bàn phím cơ QR01 ngầm định mã t.suất gtgt là 10% và chỉ có mã t.suất này, khi bán hàng xuất hóa đơn, có thể nhập liệu với mẫu hóa đơn nhiều thuế suất, chương trình tự động lấy ra mã thuế suất thuế gtgt ngầm định tương ứng với dòng hàng hóa Bàn phím cơ QR01 và nhảy qua trường này.

1.2. Khai báo các ngầm định của danh mục kho hỗ trợ việc lập chứng từ
Trong trường hợp doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ gửi hàng cho đại lý bán, người sử dụng có thể khai báo khai báo kho đại lý và khai báo “Tk hàng tồn kho đại lý”. Khi lập chứng từ nếu chọn mã kho là kho đại lý thì chương trình sẽ lấy lên tài khoản vật tư tồn kho ở đại lý để hỗ trợ hạch toán.

Các thao tác thực hiện

  • Menu thực hiện: Tồn kho/ Danh mục kho
  • Nếu kho là kho đại lý thì đánh dấu vào ô Kho đại lý
  • Tại trường “Tk hàng tồn tại đại lý”, nhập tài khoản tương ứng.

Ví dụ: Khai báo cho mã kho KHO03 là kho đại lý phải đánh dấu [v] vào ô Kho đại lý, và khai báo Tk tồn tại đại lý là 157 – Hàng gửi đại lý.

Khi lập phiếu xuất điều chuyển gửi hàng cho đại lý, chương trình sẽ lấy lên tài khoản hàng tồn tại đại lý vào ô Tk nợ của phiếu.

Còn khi xuất từ kho đại lý thì chương trình sẽ lấy tk kho (tk có) là tk 157 khai báo ở trên.

1.3. Sửa trường tiền
Trong một số trường hợp, nghiệp vụ phát sinh có tiền hàng, tiền thuế khác với trường tiền được tính toán theo công thức.

Ví dụ: khi mua hàng giá đã bao gồm VAT nhưng khi tiền hàng + tiền thuế # Tiền thanh toán, như vậy khi đánh dấu vào ô sửa trường tiền, sửa tiền thuế sẽ cho phép sửa các trường này.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện: Tại các màn hình lập chứng từ
  • Đánh dấu vào ô thông báo tương ứng và được phép “[x] Sửa trường tiền”, “[x] Sửa tiền thuế”.

Ví dụ: NCC giao hàng bàn phím cơ QR01 kèm hóa đơn có đơn giá bán là 4.545.454 đồng, thuế suất GTGT là 10 %, tiền thuế là 454.546 đồng, tổng tiền thanh toán là 5.000.000 đồng. Khi lập chứng từ mua hàng, nhập trên phần mềm đơn giá của hàng hóa như trên hóa đơn, tiền thuế tính được là 454.545 đồng và đang lệch 1 đồng so với hóa đơn nhận được

Trường hợp này đánh dấu vào ô Sửa trường tiền, và sửa lại 1 đồng ở tiền thuế để đúng trên hóa đơn và tổng tiền thanh toán là 5.000.000 đồng.

2. Các tiện ích hỗ trợ khi lập chứng từ mua

2.1. Lập phiếu nhập mua từ đơn hàng mua
Trường hợp đã có đơn hàng mua trước đó thì có thể lập phiếu nhập mua từ đơn hàng này. Chương trình hỗ trợ việc lấy các thông tin chi tiết các mặt hàng từ đơn hàng mua chuyển sang phiếu nhập đồng thời ghi rõ số đơn hàng mua của các dòng chi tiết là lấy từ đơn hàng mua vừa chọn.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện: Mua hàng/Nhập hàng.
  • Khi nhập liệu nhấn vào nút “Chọn đh mua”. Chương trình sẽ lấy thông tin từ đơn hàng lên chi tiết của phiếu nhập.

Ví dụ: Nhập 1 phiếu nhập hàng được lấy thông tin từ đơn hàng mua.

Bước đầu vẫn nhập các thông tin về nhà cung cấp, ngày và số phiếu nhập mua như bình thường. Sau đó bấm vào nút “Chọn đh mua”.

Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc đơn hàng mua.

Sau khi nhấn Nhận, chương trình sẽ hiện lên Danh sách đơn hàng mua thỏa mãn điều kiện lọc.

Sau khi chọn đơn hàng mua để nhập hàng, chương trình sẽ lấy toàn bộ các mặt hàng cùng số lượng, giá bán… chuyển sang phiếu nhập hàng.

Lưu ý:

    • Khi ở tab chi tiết đã có các dòng/mặt hàng mà ta chọn đơn hàng thì chương trình xóa toàn bộ các dòng chi tiết hiện có và chuyển các mặt hàng từ đơn hàng mua vừa chọn sang.
    • Người sử dụng có thể xóa dòng, thay đổi số lượng… và có thể thêm các dòng mới không thuộc đơn hàng mua.

2.2. Nhập theo giá tb cho vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp tb
Khi nhập hàng thì thường phải có giá nhập.

Tuy nhiên nếu nhập hàng bán bị trả lại cùng trong một kỳ kế toán thì khi nhập kho sẽ chưa có giá nếu hàng hóa tính theo giá trung bình tháng. Khi này cần phải đánh dấu là hàng nhập theo giá trung bình tháng – chương trình sẽ tính giá trung bình trong tháng và áp giá này vào phiếu nhập.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện:
    • Bán hàng/Nhập hàng bán bị trả lại
    • Tồn kho/Nhập kho
  • Đánh dấu vào ô “Nhập theo giá TB cho v.tư tính giá TB”.

Ví dụ: Hóa đơn đã xuất bán sản phẩm bàn phím cơ ngày 1/11/2020, sau đó bên KH phát hiện giao sai mẫu và trả lại hàng cùng trong tháng 11/2020. Khi này cần lập phiếu nhập hàng bán bị trả lại và nhập lại kho hàng hóa theo giá trung bình.

Giá vốn khoanh đỏ trên màn hình là giá trung bình trong tháng của mặt hàng HH001 được phần mềm cập nhật sau khi tính giá trung bình tháng.

2.3. Lập phiếu chi thanh toán ngay tại màn hình phiếu nhập mua
  • Trường hợp lập phiếu mua hàng/chi phí được thanh toán ngay bằng tiền mặt thì có thể tạo phiếu chi ở ngay màn hình lập phiếu nhập mua hàng.
  • Các thao tác thực hiện:
  • Menu thực hiện:
    • Mua hàng/Nhập hàng
    • Mua hàng/Chi phí mua hàng
    • Mua hàng/Nhập mua xuất thẳng
  • Sau khi đã lưu hóa đơn thì nhấn vào nút “Tạo pc” để lập phiếu chi.
  • Ví dụ: Sau khi lưu phiếu nhập hàng, nhấn vào nút “Tạo pc”. Cập nhật các thông tin tại màn hình “Tạo phiếu chi” sau đó nhấn “Nhận”, chương trình sẽ tạo phiếu chi với các thông tin hạch toán dựa vào hóa đơn mua hàng.

2.4. Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn tại màn hình lập phiếu nhập mua
Chương trình có chức năng phân bổ số tiền của phiếu chi ngay khi lập hóa đơn mua thay vì phải vào “Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn”. Chức năng này sử dụng khi có theo công nợ theo hóa đơn.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện:
    • Mua hàng/Nhập hàng
    • Mua hàng/Chi phí mua hàng
    • Mua hàng/Nhập mua xuất thẳng
    • Mua hàng/Nhập khẩu
  • Mua hàng/Mua dịch vụ và ts, cc
  • Tại màn hình chứng từ nhấn nút “Chọn pc”, màn hình phân bổ hiển thị
  • Chọn phiếu chi cần phân bổ
  • Thực hiện phân bổ.

Lưu ý: Các chứng từ bên “Mua hàng” sẽ có trường hợp một chứng từ nhưng nhiều hóa đơn đầu vào, vì vậy khi phân bổ cho các hóa đơn bắt buộc phải đứng tại dòng hóa đơn cần phân bổ sau đó nhấn “Chọn pc” để phân bổ cho từng dòng hóa đơn.

Ví dụ: Khi nhập mua hàng, nhấp chuột vào dòng hóa đơn ở tab “Hđ thuế” sau đó nhấn nút “Chọn pc” để thực hiện phân bổ số tiền của phiếu chi ngay cho hóa đơn mua hàng này.

Màn hình phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn:

Sau khi thực hiện phân bổ, chương trình sẽ hiển thị phiếu chi đã phân bổ cho hóa đơn này bên cạnh nút “Chọn pc”.

Và cũng sẽ tự động cập nhật hiển thị số hóa đơn được phân bổ bên cạnh nút “Chọn hđ” của phiếu chi tiền.

3. Các tiện ích khi lập chứng từ nhập

3.1. Tra cứu giá xuất của vật tư, hàng hóa khi lập phiếu nhập
Hỗ trợ tra cứu giá xuất từ các phiếu xuất trước đó để cập nhật giá cho hàng hóa, vật tư khi nhập kho.

Ví dụ nhập lại từ sản xuất hoặc nhập điều chuyển kho.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện: Tồn kho/Nhập kho.
  • Tại dòng chi tiết nhấn F5, chương trình hiện ra các dòng phiếu xuất của vật tư này.

Ví dụ: trong tháng 11 phát sinh nghiệp vụ nhập điều chuyển kho của hàng hóa.

Bước đầu vẫn nhập liệu các thông tin về khách hàng, ngày và số chứng từ như bình thường. Sau đó tại tab dòng chi tiết nhập mã hàng hóa và nhấn F5 – Xem px, chương trình hiển thị màn hình thông tin các phiếu xuất của hàng hóa này.

Nhấn “Nhận”, chương trình sẽ lấy giá của dòng được chọn áp vào đơn giá trên phiếu nhập kho.

4. Các tiện ích khi lập chứng từ xuất bán

4.1. Lập phiếu xuất bán kế thừa từ đơn hàng bán
Trường hợp đã có đơn hàng bán thì có thể lập phiếu xuất bán từ đơn hàng. Chương trình hỗ trợ việc lấy các thông tin chi tiết các mặt hàng từ đơn hàng chuyển sang phiếu xuất bán đồng thời ghi rõ số đơn hàng của các dòng chi tiết là lấy từ đơn hàng vừa chọn.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện:
    • Bán hàng/Xuất bán
    • Tồn kho/Xuất kho
  • Khi thêm mới, chọn mã giao dịch là 1 – Xuất bán
  • Khi nhập liệu nhấn vào nút “Kế thừa từ đh bán”. Chương trình sẽ lấy thông tin từ đơn hàng lên chi tiết của phiếu xuất.

Ví dụ: Nhập 1 phiếu xuất được lấy thông tin từ đơn hàng bán.

Bước đầu, chọn mã giao dịch số “1 – Xuất bán” và vẫn nhập các thông tin về khách hàng, ngày và số chứng từ như bình thường. Sau đó bấm vào nút “Kế thừa từ đhb”.

Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc đơn hàng:

Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các đơn hàng đáp ứng điều kiện lọc:

Sau khi chọn đơn hàng để xuất kho chương trình sẽ lấy toàn bộ các mặt hàng cùng số lượng chuyển sang phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho sau khi kế thừa từ đơn hàng bán, vẫn cho thêm dòng, sửa, xóa dòng, thay đổi số lượng.

4.2. Lập hóa đơn từ đơn hàng bán
Trường hợp đã có đơn hàng bán trước đó thì có thể lập hóa đơn từ đơn hàng. Chương trình hỗ trợ việc lấy các thông tin chi tiết các mặt hàng từ đơn hàng chuyển sang hóa đơn bán hàng đồng thời ghi rõ số đơn hàng của các dòng chi tiết là lấy từ đơn hàng vừa chọn.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện: Bán hàng/Hóa đơn bán hàng
  • Khi thêm mới, chọn mã giao dịch là 1 – Lập hđ cùng px bán hoặc 2 – Lập hđ kiêm px bán
  • Khi nhập liệu nhấn vào nút “Kế thừa từ đh bán”. Chương trình sẽ lấy thông tin từ đơn hàng lên chi tiết của hóa đơn.

Ví dụ: Nhập 1 hóa đơn được lấy thông tin từ đơn hàng bán.

Bước đầu vẫn nhập các thông tin về khách mua hàng, ngày và số hóa đơn như bình thường. Sau đó bấm vào nút “Kế thừa từ đh bán”.

Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc đơn hàng:

Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các đơn hàng thỏa mãn điều kiện lọc.

Sau khi chọn đơn hàng để xuất hóa đơn chương trình sẽ lấy toàn bộ các mặt hàng cùng số lượng, giá bán… chuyển sang hóa đơn bán hàng.

Chương trình sẽ cập nhật hiển thị số đơn hàng bên cạnh nút “Kế thừa từ đh bán” và cột “Số đh bán”.

Lưu ý:

    • Khi ở tab chi tiết đã có các dòng/mặt hàng mà ta chọn đơn hàng thì chương trình xóa toàn bộ các dòng chi tiết hiện có và chuyển các mặt hàng từ đơn hơn vừa chọn sang.
    • Tiếp theo người sử dụng có thể xóa dòng, thay đổi số lượng… và có thể thêm các dòng mới không thuộc đơn hàng.

4.3. Lập hóa đơn bán hàng kế thừa từ phiếu xuất bán
Trường hợp khi đã có phiếu xuất bán, thì có thể lập hóa đơn bán hàng kế thừa từ 1 hoặc nhiều phiếu xuất bán đã lập.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện: Bán hàng/Hóa đơn bán hàng.
  • Khi thêm mới, chọn mã giao dịch là 3 – Lập hđ từ px bán
  • Khi nhập liệu nhấn vào nút “Kế thừa từ px bán”. Chương trình sẽ lấy thông tin từ phiếu xuất lên chi tiết của hóa đơn.

Ví dụ: Lập hóa đơn bán hàng kế thừa từ phiếu xuất bán.

Bước đầu vẫn nhập các thông tin về khách mua hàng, ngày và số hóa đơn như bình thường. Sau đó bấm vào nút “Kế thừa từ px bán”.

Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc phiếu xuất bán:

Chương trình sẽ liệt kê các phiếu xuất thõa mãn điều kiện lọc.

Đánh dấu vào cột “Chọn” tại các dòng của phiếu xuất giao hàng cần lập hóa đơn. Chương trình cho phép chọn từ 1 hay nhiều phiếu xuất.

Sau khi chọn, số lượng còn lại sẽ tự động gán vào ô “Sl hđ”. Trong trường hợp không xuất hết thì thay đổi tại ô “Sl hđ”, không cho phép thay đổi trực tiếp trên màn hình lập hóa đơn.

Lưu ý:

    • Không cho phép xuất hóa đơn vượt quá số lượng còn lại.
    • Các mã vật tư đã xuất hết số lượng, khi lọc kế thừa từ px sẽ không hiện lên màn hình d.s phiếu xuất kho

Tiếp theo nhấn “Nhận” để xuất hóa đơn chương trình sẽ lấy mặt hàng cùng số lượng chuyển sang hóa đơn bán hàng. Chương trình sẽ cập nhật hiển thị số phiếu xuất bán bên cạnh nút “Kế thừa từ px bán”. Đồng thời, hiển thị số phiếu xuất tham chiếu ở từng dòng chi tiết vật tư.

Lưu ý:

    • Hóa đơn sau khi kế thừa từ phiếu xuất kho không cho sửa, xóa số lượng chi tiết vật tư, số phiếu xuất tham chiếu (các thông tin vật tư kế thừa từ px), chỉ cho sửa các thông tin tk doanh thu, thuế, giá bán, thành tiền…
    • Hóa đơn sau khi kế thừa cho thêm dòng chi tiết với các vật tư loại 71 – Dịch vụ hoặc 81 – Diễn giải, nhưng không tham chiếu đến phiếu xuất.

4.4. Xuất theo giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình
Nếu tồn kho của một vật tư tính theo giá trung bình thì chương trình tự tính toán, và người sử dụng không phải nhập.

Trường hợp cần sửa giá xuất theo giá đích danh thì đánh dấu vào ô thông báo tương ứng “[x] xuất theo giá đích danh cho VT giá TB”.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện tại các màn hình chứng từ như:
    • Bán hàng/Hóa đơn bán hàng
    • Tồn kho/Xuất kho
    • Tồn kho/Xuất điều chuyển
    • Tồn kho/Xuất điều chuyển dự án
  • Khi nhập liệu đánh dấu vào ô “Xuất đích danh cho VT giá TB”.

Ví dụ: xuất hóa đơn có hàng hóa là Bàn phím cơ QR01, hàng hóa này ghi nhận giá vốn theo phương pháp tính giá trung bình tháng, tuy nhiên có 1 chứng từ muốn xuất theo giá vốn đích danh thì đánh dấu vào ô Xuất đích danh cho VT giá TB và khi nhập phải nhập giá vốn của hàng hóa này.

4.5. Sửa lại hạch toán thuế
Trường hợp cần sửa lại hạch toán thuế khác với định khoản ngầm định ghi nợ/có của chương trình như sau:

  • Tk nợ sẽ là tk nhập ở trường Mã nx (tk nợ).
  • Tk có sẽ lấy từ tk thuế gtgt bán ra khai báo trong danh mục mã thuế suất gtgt bán ra.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện:
    • Bán hàng/Hóa đơn bán hàng
    • Bán hàng/Nhập hàng bán bị trả lại
    • Bán hàng/Hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác
    • Bán hàng/Nhập dịch vụ bị trả lại
    • Bán hàng/Hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu và thuế
    • Bán hàng/Hóa đơn điều chỉnh tăng doanh thu và thuế
  • Đánh dấu vào ô “[x] Sửa ht thuế”.

Ví dụ: Thanh lý, nhượng bán TSCĐ.

Chương trình đang khai báo mã thuế suất bán ra mã “10” ứng với thuế suất 10% và tk thuế GTGT bán ra ngầm định là 333111 – Thuế GTGT hoạt động SXKD.

Khi thực hiện nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi nhận doanh thu nhượng bán TSCĐ trên hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác, hạch toán như sau:

Nợ 1311 – Phải thu ngắn hạn khách hàng

Có 711 – Thu nhập khác (Giá trị thanh lý, nhượng bán TSCĐ)

Có 333112 – Thuế GTGT phải nộp: Hoạt động đầu tư.

Trường hợp này cần sửa lại hạch toán thuế để tk thuế là 333112 – Thuế GTGT phải nộp: HĐ đầu tư, đánh dấu “[x] Sửa ht thuế” và thực hiện sửa lại Tk thuế.

4.6. Lập phiếu thu tiền bán hàng ngay tại màn hình lập hóa đơn
Trường hợp lập hóa đơn bán hàng thu tiền ngay thì có thể tạo phiếu thu ở ngay màn hình lập hóa đơn bán hàng.

Khi này nghiệp vụ được hạch toán: Nợ 111, 112 / Có 511, 3331.

Các thao tác thực hiện

  • Menu thực hiện:
    • Bán hàng/Hóa đơn bán hàng
    • Bán hàng/Hóa đơn dịch vụ

Sau khi đã lưu hóa đơn thì bấm vào nút “Tạo pt” để lập phiếu thu.

Ví dụ: khi bán hàng thu tiền ngay, sau khi lưu hóa đơn, nhấn vào nút “Tạo pt” để cập nhật các thông tin tại màn hình “Tạo phiếu thu” sau đó nhấn “Nhận”, chương trình sẽ tạo phiếu thu với các thông tin hạch toán dựa vào hóa đơn bán hàng.

4.7. Phân bổ tiền đã thu cho các hóa đơn tại màn hình lập hóa đơn
Chương trình có chức năng phân bổ số tiền của phiếu thu ngay khi lập hóa đơn bán thay vì phải vào “Phân bổ tiền thu cho các hóa đơn”. Chức năng này sử dụng khi có theo dõi công nợ theo hóa đơn.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện:
    • Bán hàng/Hóa đơn bán hàng
    • Bán hàng/Hóa đơn dịch vụ và bán hàng khác
  • Tại màn hình chứng từ nhấn nút “Chọn pt”, màn hình phân bổ hiển thị
  • Chọn phiếu thu cần phân bổ
  • Thực hiện phân bổ.

Ví dụ: khi lập hóa đơn bán hàng, nhấn nút “Chọn pt” để thực hiện phân bổ số tiền của phiếu thu ngay cho hóa đơn bán hàng này.

Màn hình phân bổ tiền thu cho các hóa đơn:

Sau khi thực hiện phân bổ, chương trình sẽ hiển thị phiếu thu đã phân bổ cho hóa đơn này bên cạnh nút “Chọn pt”.

Và cũng sẽ tự động cập nhật hiển thị số hóa đơn được phân bổ bên cạnh nút “Chọn hđ” của phiếu thu tiền.

5. Các tiện ích khi lập chứng từ xuất

5.1. Lập các phiếu xuất kho từ phiếu nhập
Chương trình hỗ trợ việc lấy các thông tin chi tiết các mặt hàng từ phiếu nhập chuyển sang màn hình xuất kho.

Các thao tác thực hiện

  • Menu thực hiện:
    • Tồn kho/Xuất kho
    • Tồn kho/Xuất điều chuyển
    • Tồn kho/Xuất điều chuyển dự án
  • Nhấn nút “Chọn PN” để lấy thông tin phiếu nhập sang màn hình phiếu xuất.

Ví dụ: Mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất sản phẩm, khi xuất kho nguyên vật liệu sản xuất có thể lấy thông tin từ phiếu nhập mua này.

Bước đầu vẫn nhập các thông tin chung. Sau đó bấm vào nút “Chọn PN”. Chương trình sẽ đưa ra màn hình lọc phiếu nhập.

Sau khi nhập và nhận điều kiện lọc thì chương trình sẽ đưa ra danh sách các phiếu nhập đáp ứng điều kiện lọc:

Sau khi chọn phiếu nhập để xuất kho thì chương trình sẽ lấy toàn bộ các mặt hàng cùng số lượng, giá nhập… chuyển sang phiếu xuất kho.

Khi ở tab chi tiết đã có các dòng/mặt hàng mà ta chọn phiếu nhập thì chương trình xóa toàn bộ các dòng chi tiết hiện có và chuyển các mặt hàng từ phiếu nhập vừa chọn sang.

Tiếp theo người sử dụng có thể xóa dòng, thay đổi số lượng… và có thể thêm các dòng mới không thuộc phiếu nhập.

5.2. Lập phiếu xuất theo định mức nguyên vật liệu
Trường hợp xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm theo đúng định mức thì lập phiếu xuất kho theo định mức nguyên vật liệu. Chương trình hỗ trợ việc lấy các thông tin chi tiết các nguyên liệu, vật liệu từ định mức chuyển sang phiếu xuất kho.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện: Tồn kho/Xuất kho
  • Chọn mẫu phiếu xuất theo định mức: “Mẫu 2 – đầy đủ”
  • Nhấn nút Chọn định mức để xuất nguyên vật liệu theo định mức đã khai báo tại menu Khai báo định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm

Ví dụ: trong tháng 11 sản xuất thành phẩm SXTP01, thành phẩm này được sản xuất theo định mức nguyên vật liệu đã được khai báo trước.

Bước đầu chọn mẫu 2 – đầy đủ và nhập các thông tin chung về mã khách, ngày và số chứng từ. Sau đó nhấn vào nút Chọn định mức.

Nhập các điều kiện lọc cần thiết, màn hình hiển thị danh sách kết quả các định mức thoả mãn điều kiện lọc.

Đánh dấu [x] vào dòng sản phẩm có trong phiếu xuất kho ứng với định mức lựa chọn.

Nhập mã kho và số lượng hàng hóa sản xuất tại các trường “Mã kho”, “Số lượng sp”, sau đó nhấn “Chọn”.

Lưu ý:

Trường hợp vật tư có khai báo mã kho ngầm định trong danh mục vật tư thì chương trình sẽ tự áp mã kho theo mã kho ngầm định đó khi lấy theo định mức và cho phép sửa lại.

Sau khi chọn định mức của các sản phẩm thì chương trình sẽ lấy thông tin ở màn hình “Định mức” gán sang màn hình phiếu xuất kho. Các thông tin được gán sang màn hình: mã sản phẩm, mã bpht, mã kho, số lsx và chi tiết các vật tư.

Chương trình sẽ dựa vào “Sl định mức” và “Số lượng sp” để tính ra số lượng nguyên vật liệu cần xuất. Có thể chỉnh sửa số lượng nguyên vật liệu nếu cần.

Lưu ý: Không thể thêm hoặc xóa các dòng chi tiết từ định mức chuyển sang. Nhưng có thể sửa mã vật tư (ví dụ bằng vật tư thay thế) và có thể sửa trường số lượng.

5.3. Tra cứu giá nhập của vật tư, hàng hóa khi lập phiếu xuất
Hỗ trợ tra cứu giá của hàng hóa, vật tư từ các phiếu nhập trước đó để cập nhật giá khi xuất kho cho vật tư nhưng tính theo giá đích danh.

Các thao tác thực hiện:

  • Menu thực hiện:
    • Bán hàng/Hóa đơn bán hàng
    • Tồn kho/Xuất kho
    • Tồn kho/Xuất điều chuyển
    • Tồn kho/Xuất điều chuyển dự án
  • Tại dòng chi tiết nhấn F5, chương trình hiện ra các dòng phiếu nhập của vật tư này.

Ví dụ: xuất bán hàng hóa (xuất giao hàng trước, hóa đơn xuất sau). Hàng hóa này ghi nhận giá vốn theo phương pháp trung bình tháng, tuy nhiên chứng từ muốn xuất theo giá vốn đích danh thì có thể tra cứu giá từ các lần nhập trước đó.

Nhấn “Nhận”, chương trình sẽ lấy giá của dòng được chọn áp vào đơn giá trên phiếu xuất kho và tự động đánh dấu vào ô “Xuất theo giá đ.danh cho VT tính giá TB”.

Bài viết này hữu ích chứ?

Yes No

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
LIÊN HỆ

Để lại bình luận