Các công việc chuẩn bị trước khi bắt đầu sử dụng phần mềm

1. Giới thiệu chung

Việc chuẩn bị cẩn thận trước khi sử dụng Fast Accounting là rất quan trọng. Nó giúp cho việc khai thác thông tin sau này dễ dàng và hiệu quả, tránh những sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần.

Công việc chuẩn bị liên quan đến 2 vấn đề:

1. 1. Hệ thống hoá các thông tin
   2. Hệ thống hoá quy trình xử lý thông tin.

Dưới đây là danh sách các công việc cần phải chuẩn bị trước khi sử dụng Fast Accounting.

1. 1. Hệ thống hóa các nghiệp vụ, yêu cầu về quản lý
   2. Hiểu rõ cách tổ chức và xử lý thông tin trong Fast Accounting
   3. Xây dựng phương án tổ chức và xử lý thông tin từ thực tế của doanh nghiệp và chương trình Fast Accounting.
   4. Phân công công việc giữa các nhân viên trong phòng kế toán trong điều kiện ứng dụng Fast Accounting
   5. Chuẩn bị các thông tin ban đầu, các tham số hệ thống
   6. Quy định về mã hóa các danh mục từ điển
   7. Chuẩn bị các số dư, tồn đầu, số phát sinh lũy kế
   8. Nắm rõ quy trình thực hiện công việc kế toán trên phần mềm.

2. Hệ thống hóa các nghiệp vụ và yêu cầu về quản lý

1. 1. Liệt kê các quy trình nghiệp vụ.
   2. Vẽ quy trình, trình tự thực hiện cho từng nghiệp vụ
   3. Liệt kê và thống nhất các thông tin cho từng loại nghiệp vụ phát sinh (mua hàng, bán hàng, nhập kho, xuất kho, thu tiền, thanh toán…)
   4. Liệt kê và thống nhất các mẫu báo cáo.

3. Tổ chức thông tin kế toán trong Fast Accounting

Cần phải nắm rõ Fast Accounting có các phân hệ nghiệp vụ gì, trong mỗi phân hệ thì có các nghiệp vụ, quy trình cập nhật và xử lý của từng nghiệp vụ như thế nào. Các màn hình nhập liệu thông tin đầu vào có các thông tin gì và chúng được xử lý như thế nào.

Fast Accounting quản lý các đối tượng gì tương ứng với các danh mục từ điển nào.

Xác định rõ các tham số hệ thống và các tham số tuỳ chọn của Fast Accounting được sử dụng như thế nào.

Một phần không kém phần quan trọng là phải làm rõ những thông tin nào mà phần mềm không quản lý được, những báo cáo nào mà phần mềm không cung cấp được. Xác định xem liệu phần mềm có thể hỗ trợ một phần nào đó để có thể lên được các báo cáo cần thiết không? Phần mềm có thể kết xuất dữ liệu ra EXCEL các thông tin cần thiết phục vụ cho việc xử lý tiếp theo để lên được báo cáo không.

Các trường thông tin quản lý trong Fast Accounting gồm có:

1. 1. Các trường thông tin “bắt buộc”: tài khoản, khách hàng (khách hàng, nhà cung cấp, các đối tượng công nợ phải thu, phải trả), vật tư (vật tư, hàng hóa, thành phẩm), kho hàng.
   2. Trường đơn vị thành viên (đơn vị cơ sở) để phân biệt số liệu của từng đơn vị thành viên. Các đơn vị thành viên có thể là các chi nhánh, các nhà máy, các cửa hàng… Chương trình cho phép lên được các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán riêng biệt cho từng đơn vị thành viên.
   3. Trường bộ phận hạch toán để theo dõi doanh thu, chi phí của các phòng ban, trung tâm, phân xưởng, công đoạn sản xuất… phục vụ quản trị doanh thu, chi phí theo phòng ban cũng như hỗ trợ tính giá thành sản phẩm sản xuất (theo dõi phân xưởng, công đoạn sản xuất).

Như vậy với 2 trường đơn vị thành viên, bộ phận hạch toán chương trình cho phép quản lý tổ chức công ty đến 3 mức: Phòng ban/Bộ phận hạch toán – Chi nhánh/Đơn vị thành viên – Công ty (lên số liệu tổng hợp của tất cả các đơn vị thành viên).

1. 1. Trường nhân viên bán hàng để theo dõi các nhân viên kinh doanh/bán hàng. Có thể sử dụng trường này để theo dõi bộ phận kinh doanh, đại lý bán hàng.
   2. Trường dự án để quản lý các dự án, vụ việc hoặc công trình xây lắp, theo dõi doanh thu, chi phí và tính giá thành dự án, công trình.
   3. Trường khoản mục phí để theo dõi các chi phí theo khoản mục. Các khoản mục phí có thể được chia vào các tiểu khoản của các tài khoản chi phí, khi này thì không cần đến trường khoản mục phí.
   4. Trường khế ước vay để theo dõi các phát sinh liên quan đến các khoản vay.
   5. Các trường do người sử dụng tự định nghĩa: có 3 trường thông tin do người sử dụng tự định nghĩa để quản lý các đối tượng ngoài các đối tượng đã nêu ở trên. 

Các phân hệ nghiệp vụ trong Fast Accounting:

1. 1. Kế toán tổng hợp
   2. Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay
   3. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
   4. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
   5. Kế toán hàng tồn kho
   6. Kế toán tài sản cố định
   7. Kế toán công cụ dụng cụ
   8. Báo cáo chi phí theo khoản mục
   9. Kế toán giá thành dự án, xây lắp
   10. Kế toán giá thành sản xuất
   11. Báo cáo theo các trường do người sử dụng tự định nghĩa
   12. Báo cáo thuế

4. Tổ chức dữ liệu tập trung hoặc phân tán đối với các đơn vị ở xa

Ngoài ra có thể tổ chức dữ liệu phân tán ở từng điểm ở xa và sau đó export chuyển về công ty mẹ rồi import vào.

5. Phân công công việc và quyền truy nhập chương trình

6. Chuẩn bị các thông tin ban đầu, các tham số tùy chọn

1. 1. Các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp như tên, địa chỉ, mã số thuế…
   2. Đồng tiền hạch toán
   3. Năm tài chính, kỳ nhập liệu đầu tiên
   4. Khai báo số chữ số thập phân được hiện ở các trường số lượng, đơn giá, tiền ngoại tệ…
   5. Xác định định kỳ lưu trữ số liệu…

7. Quy định về mã hóa các danh mục từ điển

Liệt kê danh sách các mục/danh điểm của từng danh mục từ điển.

Xác định cách thức mã hoá của từng danh mục từ điển. Việc mã hoá như thế nào để đảm bảo phục vụ được công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng. Việc mã hoá phải được lưu ý đặc biệt trong trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu trung tâm.

Xác định cách thức phân loại, phân nhóm các danh mục từ điển để lên được các báo cáo quản lý cần thiết. Phân nhóm khách hàng, phân nhóm các nhà cung cấp, phân nhóm vật tư, phân nhóm TSCĐ, phân nhóm dự án…

Gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hoá của các danh mục

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục.

1. 1. Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.
   2. Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ…
   3. Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM…
   4. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên – ví dụ có tiếp đầu ngữ là để phân biệt các mã của các đơn vị thành viên khác nhau.

Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác. Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

8. Chuẩn bị các số dư đầu, tồn đầu và các số phát sinh lũy kế

1. 1. Số dư đầu của các tài khoản
   2. Số dư đầu về công nợ: của từng đối tượng công nợ (khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác), của từng hóa đơn.
   3. Số tồn kho và số dư đầu của các mặt hàng, vật tư và thành phẩm ở từng kho, ở từng dự án.
   4. Số liệu ban đầu liên quan đến TSCĐ: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao…
   5. Các số phát sinh lũy kế của các tiểu khoản, của các dự án đối với các doanh nghiệp có sử dụng các báo cáo liên quan đến các số phát sinh lũy kế…

9. Quy trình thực hiện công việc kế toán trên phần mềm Fast Accounting

1. 1. Khai báo và phân quyền cho người sử dụng
   2. Các khai báo ban đầu
   3. Khai báo các danh mục từ điển dùng chung
   4. Nhập các số dư, số tồn kho ban đầu
   5. Khai báo các danh mục riêng của từng phân hệ
   6. Nhập các số dư ban đầu riêng của từng phân hệ
   7. Khai báo các tham số tùy chọn
   8. Thực hiện/cập nhật các giao dịch/chứng từ phát sinh
   9. Truy vấn số liệu, thông tin trong quá trình làm việc
   10. Khóa số liệu kỳ/tháng
   11. Thực hiện các xử lý cuối kỳ/tháng
   12. Lên các báo định kỳ/tháng
   13. Kiểm tra số liệu khi có sai sót
   14. Đóng sổ/số liệu kỳ/tháng
   15. Lên các sổ sách, báo cáo tài chính năm
   16. Kiểm tra số liệu khi có sai sót
   17. Đóng sổ/số liệu năm
   18. Kết chuyển số dư, số tồn cuối năm sang năm làm việc mới.

Khai báo và phân quyền cho người sử dụng thực hiện ở phân hệ hệ thống.

Các thông tin ban đầu khai báo ở phân hệ hệ thống gồm có:

1. 1. Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính 
   2. Khai báo kỳ mở sổ trên phần mềm (kỳ nhập liệu đầu tiên vào phần mềm)
   3. Khai báo các tham số hệ thống 

Các từ điển dùng chung gồm có:

1. 1. Danh mục tiền tệ (phân hệ hệ thống)
   2. Danh mục đơn vị cơ sở (phân hệ hệ thống)
   3. Danh mục các quyển chứng từ (phân hệ hệ thống)
   4. Danh mục tài khoản (phân hệ kế toán tổng hợp)
   5. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên (phân hệ kế toán bán hàng và phân hệ kế toán mua hàng)
   6. Danh mục hàng hóa, vật tư, thành phẩm (phân hệ kế toán hàng tồn kho)
   7. Danh mục kho hàng (phân hệ kế toán hàng tồn kho)

Nhập các số dư, số tồn ban đầu gồm có:

1. 1. Nhập số dư ban đầu tài khoản (phân hệ kế toán tổng hợp)
   2. Nhập số dư ban đầu của các khách hàng, của các hóa đơn còn phải thu, các khoản tiền ứng trước của khách hàng, số dư ban đầu các đối tượng phải thu khác (phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu)
   3. Nhập số dư ban đầu của các nhà cung cấp, của các hóa đơn còn phải trả, các khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp, số dư ban đầu các đối tượng phải trả khác (phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả)
   4. Nhập số dư và tồn kho ban đầu của từng mặt hàng ở từng kho (phân hệ kế toán hàng tồn kho)

Khai báo các tham số tùy chọn (thực hiện ở phân hệ hệ thống) gồm có:

1. 1. Khai báo các mã giao dịch sử dụng khi nhập liệu (chỉ hiện lên các mã giao dịch có sử dụng)
   2. Khai báo các phương pháp tính giá hàng tồn kho có sử dụng
   3. Khai báo các phương pháp tính  tỷ giá ghi sổ có sử dụng
   4. Khai báo tùy chọn cho các danh mục (các mã hóa/đánh số tự động, các trường hiển thị khi tìm kiếm)
   5. Khai báo các màn hình thực hiện giao dịch/cập nhập chứng từ 
   6. Khai báo ẩn/hiện và vị trí của một số trường thông tin ở các màn hình nhập liệu.